5 Σημαντικές λειτουργίες της ρεσεψιόν

Η ρεσεψιόν ενός ιατρικού γραφείου μπορεί να είναι πολύ απασχολημένη. Το προσωπικό της ρεσεψιόν είναι απαραίτητο για την ομαλή λειτουργία του ιατρικού γραφείου. Το προσωπικό της ρεσεψιόν αποτελείται συνήθως από ρεσεψιονίστ και / ή ιατρούς βοηθούς και ανάλογα με το μέγεθος του ιατρικού γραφείου, ένα άτομο μπορεί να είναι και οι δύο. Οι κλινικές υποχρεώσεις, η ρεσεψιόν είναι υπεύθυνη για πέντε διοικητικά καθήκοντα:

1. Χαιρετισμός ασθενών
2. Απάντηση και διαχείριση του τηλεφώνου
3. Προγραμματισμός ραντεβού
4. Επικοινωνία στο διαδίκτυο
5. Εξωτερική αλληλογραφία

1 -

Χαιρετισμός Ασθενών

Ο χαιρετισμός των ασθενών δεν είναι μόνο αυτό που λέτε, αλλά και πώς αλληλεπιδράτε με τους ασθενείς. Η ρεσεψιόν είναι υπεύθυνη για την ευαισθησία των ασθενών.

Η ρεσεψιόν είναι η πρώτη εντύπωση που λαμβάνει ένας ασθενής όταν καλεί ή επισκέπτεται την ιατρική πρακτική. Είναι σημαντικό η ρεσεψιόν να παρέχει εξαιρετική εξυπηρέτηση πελατών και να αποτελεί θετική αναπαράσταση της ιατρικής πρακτικής.

Ακολουθούν άλλοι τρόποι καλωσορίσματος ασθενών:

• Απαντά το τηλέφωνο διατηρώντας παράλληλα έναν ευγενικό, συνεπή τρόπο χρησιμοποιώντας την κατάλληλη τηλεφωνική εθιμοτυπία
• Διατηρεί τον χώρο υποδοχής καθαρό και οργανωμένο
• Καταχωρεί νέους ασθενείς και ενημερώνει τα υπάρχοντα δημογραφικά στοιχεία ασθενών συλλέγοντας λεπτομερείς πληροφορίες για τον ασθενή, συμπεριλαμβανομένων προσωπικών και οικονομικών πληροφοριών
• Διευκολύνει τη ροή των ασθενών με την ενημέρωση του παρόχου για την άφιξη των ασθενών, έχοντας επίγνωση των καθυστερήσεων και της επικοινωνίας με τους ασθενείς και το κλινικό προσωπικό
• Απαντεί στους ασθενείς, τους υποψήφιους ασθενείς και τα ερωτήματα των επισκεπτών με ευγενικό τρόπο

2 -

Διαχειρίζεται το τηλέφωνο

Ενώ η απάντηση στο τηλέφωνο με έναν ευγενικό και συνεπή τρόπο είναι ένα μέρος των χαιρετισμό των ασθενών, δεν είναι το μόνο καθήκον της τηλεφωνικής ευθύνης της ρεσεψιόν. Η ρεσεψιόν έχει την ευθύνη να λαμβάνει όλες τις εισερχόμενες κλήσεις και επίσης να τοποθετεί τις εξερχόμενες κλήσεις όταν χρειάζεται.

• Εισερχόμενες κλήσεις: Οι εισερχόμενες κλήσεις αποτελούνται από κλήσεις ασθενών, telemarketers, φαρμακοποιούς, άλλους γιατρούς και πολλά άλλα. Η ρεσεψιόν πρέπει να χρησιμοποιεί σωστή τηλεφωνική εθιμοτυπία κατά τη διαχείριση των τηλεφώνων χρησιμοποιώντας αυτές τις επικοινωνιακές δεξιότητες: να είναι ενεργός ακροατής, να έχει καλούς τρόπους τηλεφώνου, να καλεί την οθόνη, να χρησιμοποιεί τακτικές, να υποβάλλει ερωτήσεις και να διατηρεί την εμπιστευτικότητα.
• Εξερχόμενες κλήσεις: Μερικές φορές η ρεσεψιόν ίσως χρειαστεί να πραγματοποιήσει εξερχόμενες κλήσεις για να συζητήσετε ένα ραντεβού ασθενούς, να κάνετε εκτός συνόδων ή παραπομπών ή να παραγγείλετε αναλώσιμα. Ως εκπρόσωπος του ιατρικού γραφείου, είναι εξίσου σημαντικό να χρησιμοποιείτε την κατάλληλη τηλεφωνική εθιμοτυπία.

3 -

Προγραμματισμός Συνεδριάσεων

Ο αποτελεσματικός προγραμματισμός είναι απαραίτητος για μια εξαιρετική εμπειρία ασθενούς και μια ομαλή ροή ασθενούς. Τα περισσότερα ιατρικά γραφεία χρησιμοποιούν λογισμικό προγραμματισμού που καθιστά απλό και εύκολο τον προγραμματισμό ραντεβού. Ωστόσο, η ρεσεψιόν πρέπει να είναι σε θέση να συμπληρώνει ακυρώσεις ή μη-δείχνει και να γίνει αποτελεσματική στην επικοινωνία των αλλαγών στο πρόγραμμα σε ασθενείς και γιατρούς.

4 -

Εσωτερική επικοινωνία

Η ρεσεψιόν του ιατρικού γραφείου είναι σαν ένα κέντρο επικοινωνίας. Η περισσότερη ενδοεπιχειρησιακή επικοινωνία περνάει από την ρεσεψιόν, ειδικά όταν περιλαμβάνει οποιαδήποτε διοικητικά καθήκοντα που σχετίζονται με τον ασθενή.

Για την αποτελεσματικότερη επικοινωνία είναι ζωτικής σημασίας σαφείς και συνοπτικές πληροφορίες. Είτε σε ένα υπόμνημα, είτε σε μια γραπτή επικοινωνία, μέσω ενός εσωτερικού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου γραφείου, ενός σε μια αλληλεπίδραση ή σε μια ομαδική ρύθμιση, είναι σημαντικό να παραμείνετε στο θέμα στο χέρι και να μην απομακρύνεστε από το σημείο.

Ορισμένες βασικές δεξιότητες που απαιτούνται για την αποτελεσματική επικοινωνία στο διαδίκτυο περιλαμβάνουν:

• Τηλεφωνική εθιμοτυπία
• Εξυπηρέτηση πελατών
• Βασικά προγράμματα λέξεων και excel
• Διαχείριση χρόνου
• Οργανωτικές δεξιότητες

5 -

Εξωτερική επικοινωνία

Η εξωτερική επικοινωνία περιλαμβάνει δυνητικά επικοινωνία με πωλητές, άλλες ιατρικές πρακτικές, ασφαλιστικές εταιρείες και άλλες επιχειρήσεις. Αυτό μπορεί να απαιτεί την πραγματοποίηση εξερχόμενων τηλεφωνικών κλήσεων, την πληκτρολόγηση επαγγελματικών επιστολών, την αποστολή φαξ και την αποστολή επιστολών.

Γνώση των διαδικασιών γραφείου που συνήθως λαμβάνονται από ένα πιστοποιητικό ή πτυχίο Associates σε ένα επιχειρησιακό πρόγραμμα που περιλαμβάνει τις διοικητικές διαδικασίες και διαδικασίες, την διεκπεραίωση διεκδικήσεων, την προετοιμασία των διαγραμμάτων των ασθενών και τις βασικές δεξιότητες πληροφορικής. Οι βασικές δεξιότητες διοικητικής βοηθού και η ικανότητα να λειτουργούν επαρκώς στον εξοπλισμό γραφείου είναι σημαντικές για την επιτυχία του front office.