Πώς να είστε σαφής και συνοπτικός
Με το σχεδιασμό και τη φροντίδα, ο διευθυντής του ιατρικού γραφείου μπορεί να αυξήσει την αποδοτικότητα και την αποτελεσματικότητα μέσω επιτυχημένων τεχνικών και πρακτικών επικοινωνίας. Η επικοινωνία είναι ένα από τα πιο σημαντικά εργαλεία σε οποιαδήποτε σχέση, είτε προσωπική είτε επαγγελματική. Στο ιατρείο, οι σαφείς επικοινωνίες μεταξύ του προσωπικού είναι απαραίτητες για τη διασφάλιση της ποιότητας της περίθαλψης των ασθενών.
Η επικοινωνία είναι 2 δρόμων
Προκειμένου να ολοκληρωθεί η επικοινωνία, πρέπει να υπάρχουν ιδέες ή πληροφορίες που θα μοιραστούν, κάποιος που θα δώσει τις πληροφορίες ή την ιδέα και κάποιον που θα λάβει τις πληροφορίες.
Η επικοινωνία είναι καλύτερη όταν είναι αμοιβαία, που σημαίνει ότι οι ιδέες και οι πληροφορίες μοιράζονται μεταξύ των δύο ανθρώπων, με κάθε δίνουμε και παίρνουμε από την ανταλλαγή. Όταν η επικοινωνία είναι μονόπλευρη, η πιθανότητα κακής επικοινωνίας ή παρεξήγησης είναι υψηλή και αυτά οδηγούν σε ανεπανόρθωτες προσδοκίες και φτωχά αποτελέσματα.
Σε μια σχέση, οι περισσότερες φορές επιστρέφουμε και ζητούμε συγγνώμη για τυχόν παρεξηγήσεις και προσπαθήστε ξανά. Αλλά σε ένα ιατρικό γραφείο, η κακή επικοινωνία μπορεί να είναι δαπανηρή τόσο σωματικά όσο και οικονομικά. Οι μελέτες μεταξύ των πιο αποτελεσματικών ηγετών δείχνουν ότι η επικοινωνία είναι η πιο σημαντική δεξιότητα που ένας διαχειριστής ή ηγέτης μπορεί να κατέχει και να χρησιμοποιεί.
Αποτελεσματική επικοινωνία στη ρύθμιση του ιατρικού γραφείου
Για την αποτελεσματικότερη επικοινωνία είναι ζωτικής σημασίας σαφείς και συνοπτικές πληροφορίες.
Είτε σε μια γραπτή επικοινωνία, μέσω ενός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου γραφείου , ενός σε μια αλληλεπίδραση, ή σε μια ομαδική ρύθμιση, είναι σημαντικό να παραμείνετε στο θέμα στο χέρι και να μην ξεφύγετε από το σημείο. Χρησιμοποιώντας την προσέγγιση πέντε W και H της δημοσιογραφίας θα βοηθήσει να διατηρηθεί η εστίαση στο θέμα:
- Ποιος: Ποιος χρειάζεται τις πληροφορίες που μοιράζονται; Ποιος θα επηρεάσει αυτές τις πληροφορίες; Ποιος είναι ή θα είναι υπόλογος;
- Τι: Τι μέτρα πρέπει να ληφθούν; Ποιο αποτέλεσμα είναι επιθυμητό; Ποιους πόρους χρειάζονται για να ολοκληρωθεί η διαδικασία ή το έργο; Ποιες είναι οι συνθήκες που επηρεάζουν άμεσα αυτό το ζήτημα;
- Γιατί: Γιατί είναι αυτό σημαντικό; Γιατί συμπεριλαμβάνεται το πρόσωπο που λαμβάνει αυτές τις πληροφορίες;
- Πού: Πού θα γίνει η εκδήλωση, η συνάντηση, οι εργασίες; Πού είναι τα υλικά ή τα δεδομένα που απαιτούνται για την ολοκλήρωση του έργου;
- Πότε: Πότε είναι η συνάντηση; Πότε είναι η προθεσμία; Πότε ζητείται η ανατροφοδότηση ή η πρόοδος;
- Πώς: Πώς θα μετρηθεί η επιτυχία; Πώς θα αξιολογηθεί η απόδοση; Πώς θα ολοκληρωθεί η βεβαιότητα;
Να είστε σαφείς και συνοπτικοί - να εξαλείψετε τον συνομιλητή και το χνούδι
Αυτά είναι μόνο μερικά ερωτήματα που μπορούν να απευθύνονται για να κρατήσουν τις πληροφορίες σαφείς και συνοπτικές. Ένας άλλος καλός κανόνας όταν απευθυνθείτε σε άλλους είναι: "Πείτε τι εννοείτε και εννοείτε τι λέτε".
Όταν άλλοι γνωρίζουν ότι δίνετε ουσιαστικές πληροφορίες και ανατροφοδότηση, είναι πιο πιθανό να ακούσουν με προσοχή και να σέβονται την ανταλλαγή σας με σεβασμό. Ένας διευθυντής που κουτσομπολεύει, μιλάει συνεχώς για θέματα που δεν αφορούν επιχειρήσεις ή απομακρύνει το θέμα κατά τη διάρκεια των συναντήσεων, θα είναι λιγότερο αποτελεσματικός επειδή οι υπάλληλοί του θα αρχίσουν να συντονίζουν το "χνούδι". Παρόλο που είναι σημαντικό να έχετε μια εργασιακή σχέση με τους συναδέλφους και τους εργαζομένους σας, είναι εξίσου σημαντικό να έχετε επαγγελματική συνείδηση.
Αποστολή σχολίων - Ενεργή ακρόαση
Η ανατροφοδότηση είναι ένα άλλο σημαντικό μέρος της αποτελεσματικής επικοινωνίας. Η ακρόαση των σχολίων θα βοηθήσει όλα τα μέρη να κατανοήσουν. Μια τεχνική που ονομάζεται "ενεργή ακρόαση" είναι ένα χρήσιμο εργαλείο για να διασφαλιστεί ότι η κατανόηση είναι πλήρης. Σε αυτή την τεχνική, ο ακροατής θα επαναδιατυπώσει τις πληροφορίες που άκουσε με τα δικά τους λόγια. Εάν αυτές οι πληροφορίες είναι σωστές, η ανταλλαγή είναι πλήρης, αν όχι ο αποστολέας των πληροφοριών μπορεί να διορθώσει τυχόν παρεξηγήσεις αυτή τη στιγμή. Αυτή η ανταλλαγή διαρκεί μόνο λίγο περισσότερο χρόνο και είναι ένα αποτελεσματικό εργαλείο για τη δημιουργία λογοδοσίας, διότι όλοι οι συμμετέχοντες στην ανταλλαγή γνωρίζουν ότι οι προσδοκίες ήταν σαφείς και κατανοητές.
Τα οφέλη της σαφούς επικοινωνίας στο ιατρικό γραφείο
Η σαφής και αποτελεσματική επικοινωνία εξοικονομεί χρόνο, χρήμα και επιδείνωση. Όταν όλα τα μέρη καταλάβουν τι χρειάζεται, αναμένεται και είναι αποδεκτή, η πρόοδος είναι πιο βέβαιο. Όταν όλα τα μέρη καταλαβαίνουν γιατί κάτι είναι απαραίτητο, αισθάνονται σεβαστά. Όταν ανταλλάσσονται ιδέες και εξετάζονται τα σχόλια, όλα τα μέρη αισθάνονται ότι συμπεριλαμβάνονται και είναι σημαντικά στη διαδικασία. Αυτά τα συναισθήματα ένταξης και σπουδαιότητας είναι καθοριστικά για το ηθικό των γραφείων και τη γενική επιτυχία της πρακτικής.