Η ηλεκτρονική επικοινωνία γίνεται πιο δημοφιλής στις μέρες μας από ό, τι οι τηλεφωνικές κλήσεις, το ταχυδρομείο "σαλιγκάρι" και, ακόμη και σε μερικές περιπτώσεις, προσωπικές συναντήσεις. Σε οποιοδήποτε επαγγελματικό περιβάλλον, συμπεριλαμβανομένου του ιατρικού γραφείου, είναι σημαντικό να εξετάσετε διάφορα πράγματα όταν στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε συνεργάτες, ασθενείς, γιατρούς, νοσοκομεία, πωλητές ή άλλους επαγγελματίες.
Οι άνθρωποι ξοδεύουν ένα μεγάλο μέρος της ημέρας που ανοίγουν και διαβάζουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Ο πολύτιμος χρόνος δεν θα πρέπει να σπαταλάται σε αναποτελεσματικά και ασήμαντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ο ίδιος επαγγελματισμός που θα χρησιμοποιούσατε στο τηλέφωνο, αλληλογραφία ταχυδρομείου ή πρόσωπο με πρόσωπο θα πρέπει επίσης να εκφράζεται σε ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Να θυμάστε πάντα ότι ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι μια μορφή επικοινωνίας και ο τρόπος με τον οποίο ο παραλήπτης ερμηνεύει το μήνυμα είναι το μόνο πράγμα που έχει σημασία.
Πριν δημιουργήσετε και στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αναρωτηθείτε μερικές ερωτήσεις.
- Είναι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο την καλύτερη μορφή επικοινωνίας για τις πληροφορίες που στέλνω;
- Είναι επαγγελματική;
- Είναι συμβατό με το HIPAA;
- Αντιπροσωπεύει με ακρίβεια εμένα και το ιατρικό γραφείο;
Εθιμοτυπία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Κανόνας # 1
Σκεφτείτε το περιεχόμενο του μηνύματός σας πριν πατήσετε το κουμπί SEND . Βεβαιωθείτε ότι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι η κατάλληλη μορφή επικοινωνίας για το μήνυμά σας αντί για τηλεφωνική κλήση ή συνάντηση. Λάβετε υπόψη ότι το περιεχόμενο πρέπει να αντικατοπτρίζει την εικόνα και το επίπεδο επαγγελματισμού που αναμένεται από το ιατρικό γραφείο σας.
Μη στέλνετε, προωθείτε ή απαντάτε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχουν άσεμνο, προσβλητικό, συκοφαντικό, δυσφημιστικό, ρατσιστικό ή σεξουαλικό χαρακτήρα. Οι κυρώσεις μπορεί να είναι σοβαρές για εσάς και το Ιατρικό Γραφείο.
Εθιμοτυπία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Κανόνας # 2
Χρησιμοποιήστε σωστή γραμματική, στίξη και ορθογραφία. Και πάλι, το μήνυμά σας αποτελεί αντανάκλαση του ιατρικού γραφείου σας.
Επίσης, φροντίστε να κρατήσετε το μήνυμα συνοπτικό και να χρησιμοποιήσετε τη σωστή διάταξη για το μήνυμά σας, που διευκολύνει την ανάγνωση. Επαναλάβετε τη διόρθωση του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πριν χτυπήσετε SEND .
Μην χρησιμοποιείτε όλα τα CAPS, καθώς θεωρείται ότι φωνάζουν ή φωνάζουν στον κόσμο του διαδικτύου. Χρησιμοποιήστε τολμηρή ή πλάγια γραφή για να τονίσετε μια λέξη ή μια φράση. Επίσης, αποφύγετε τη χρήση εξαιρετικά φανταχτερών ή παράξενων γραμματοσειρών, καθώς αυτό καθιστά το email σας πιο δύσκολο να διαβαστεί.
Εθιμοτυπία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Κανόνας # 3
Βεβαιωθείτε ότι το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποστέλλεται στους κατάλληλους αποδέκτες. Οι πληροφορίες σε ιατρικό γραφείο, οι οποίες σχετίζονται ειδικότερα με την πληροφόρηση των ασθενών, πρέπει να μοιράζονται σε μια ανάγκη να γνωρίζουμε μόνο τη βάση. Επίσης, θεωρήστε ότι οι άνθρωποι μπορεί να θεωρούν πληροφορίες που δεν τους ενδιαφέρουν ως "ανεπιθύμητη αλληλογραφία".
Μην συζητάτε προσωπικές και εμπιστευτικές πληροφορίες ή επισυνάπτετε αρχεία ασθενών σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Χρησιμοποιήστε αριθμούς λογαριασμών ασθενών ή αριθμούς ιατρικών αρχείων για να συμβουλεύσετε κάποιον να ελέγξει το λογαριασμό. Οι πληροφορίες σας θα πρέπει να σημειωθούν εκεί.
Εθιμοτυπία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Κανόνας # 4
Απαντήστε σε επαγγελματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εντός 24 ωρών, όταν είναι δυνατόν. Εάν αυτό δεν σας δίνει αρκετό χρόνο, τουλάχιστον απαντήστε για να πείτε ότι έχετε λάβει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και θα επικοινωνήσετε μαζί του το συντομότερο δυνατό.
Μην απαντάτε σε spam ή αιτήματα εγγραφής / διαγραφής.
Αυτό θα δημιουργήσει μόνο περισσότερα ανεπιθύμητα μηνύματα, τα οποία θα πλημμυρίσουν το email της επιχείρησής
Εθιμοτυπία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Κανόνας # 5
Διατηρείτε τα συναισθήματα από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Να είστε ευγενικοί και επαγγελματίες. Γνωρίστε ποιος μπορεί να είναι άτυπος με αφού περάσει αρκετός χρόνος για να οικοδομήσουμε αυτόν τον τύπο σχέσης.
Μην πείτε τίποτα σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα μπορούσατε να μετανιώσετε αργότερα. Προσέξτε όταν στέλνετε ή απαντάτε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με θυμό. Ποτέ μην κάνετε προσωπικά σχόλια σχετικά με κάποιο άλλο άτομο, κάνετε σχόλια που θα προσβάλλουν κάποιον ή θα λένε οτιδήποτε δεν θα λέγατε αυτοπροσώπως.
Εθιμοτυπία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Κανόνας # 6
Διατηρείτε το χιούμορ, τα αστεία και την ειρωνεία στο ελάχιστο. Οι προθέσεις είναι συχνά "χαθεί σε μετάφραση" στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και οι άνθρωποι μπορεί να μην πάρουν πάντα το αστείο.
Σκεφτείτε το από την πλευρά του παραλήπτη.
Μη στέλνετε, προωθείτε ή απαντάτε σε αλυσιδωτές επιστολές. Είναι αντιεπαγγελματική συμπεριφορά και μερικοί άνθρωποι το βλέπουν αυτό ως ανεπιθύμητη αλληλογραφία. Θυμηθείτε ότι οποιοδήποτε περιεχόμενο στέλνετε θα πρέπει να αντικατοπτρίζει την εικόνα και το επίπεδο επαγγελματισμού που αναμένεται από το ιατρικό σας γραφείο.