Ως διευθυντής ιατρικού γραφείου είστε υπεύθυνοι για πολλά πράγματα. Τα καθήκοντά σας θα περιλαμβάνουν, αλλά δεν περιορίζονται σε καθήκοντα όπως:
- Πρόσληψη προσωπικού ιατρικού γραφείου
- Επίβλεψη προσωπικού ιατρικών γραφείων
- Ανάθεση καθηκόντων και επίβλεψη της ολοκλήρωσης των καθηκόντων
- Αντιμετώπιση τυχόν παραπόνων των εργαζομένων, των ασφαλιστικών εταιρειών, των ιατρών ή των ασθενών με έγκαιρο και αποτελεσματικό τρόπο.
- Προϋπολογισμός
- Εφαρμογή και εποπτεία πολιτικής και διαδικασίας γραφείου
- Πρωτοποριακό και ενθαρρυντικό προσωπικό ιατρικών γραφείων
Οποιαδήποτε και όλα αυτά τα καθήκοντα μπορεί να είναι απαραίτητα οποιαδήποτε ημέρα και πολλά άλλα που δεν αναφέρονται εδώ. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο μία από τις σημαντικότερες πτυχές της θέσης ενός διευθυντή του ιατρικού γραφείου είναι η καθοδήγηση και η ενθάρρυνση του προσωπικού του γραφείου.
Μια σοφή παροιμία αναφέρει: "Αν νομίζετε ότι οδηγείτε και κανείς δεν ακολουθεί, κάνετε ακριβώς περίπατο." Για να είστε αποτελεσματικός διευθυντής γραφείου, είναι σημαντικό να είστε καλός ηγέτης.
Υπάρχουν ορισμένα γνωρίσματα που είναι κοινά για τους πιο επιτυχημένους ηγέτες. Το πρώτο από αυτά τα κοινά χαρακτηριστικά είναι ότι ένας ευεργετός ηγέτης είναι ένας υπάλληλος ή κάποιος που τελικά εξυπηρετεί έναν σκοπό μεγαλύτερο από τον δικό του. Σε ένα ιατρικό γραφείο αυτό μπορεί να σημαίνει ότι ο διευθυντής γραφείου βάζει τη συνολική επιτυχία και την ευημερία της πρακτικής στο σύνολό της μπροστά από τις δικές της ανάγκες και ανάγκες ή από κάθε εργαζόμενο.
Αυτό μπορεί να είναι ένα άβολο κομμάτι της δουλειάς, αλλά οι ηγέτες που είναι σταθερά ειλικρινείς, δίκαιοι και αξιόπιστοι θα διαπιστώσουν ότι οι υπάλληλοί τους και οι γιατροί τους θα σεβαστούν και θα θαυμάσουν για τη λήψη των δύσκολων αποφάσεων όταν δεν συμφωνούν όλοι.
Ένα άλλο κοινό χαρακτηριστικό μεταξύ αποτελεσματικών ηγετών και διαχειριστών είναι ότι είναι παρατηρητικοί.
Οι ηγέτες που ξέρουν τι συμβαίνει μεταξύ αυτών που οδηγούν είναι πολύτιμοι. Αυτοί είναι οι ηγέτες που αναγνωρίζουν γρήγορα την καλή δουλειά και αντιμετωπίζουν τις κακές συνήθειες εργασίας ή τα προβλήματα που συμβαίνουν, προτού να έχουν την ευκαιρία να εξελιχθούν σε δύσκολες ή ανυπέρβλητες συνθήκες. Η σειρά One Minute Manager του Ken Blanchard είναι μια μεγάλη πηγή για όποιον θέλει να γίνει ο αποτελεσματικότερος και αποτελεσματικός εαυτός τους. Αυτά τα βιβλία είναι μικρού μεγέθους αλληγορίες που μπορούν να διαβαστούν σε μια ώρα περίπου και γεμάτες με πρακτική σοφία που μπορεί να εφαρμοστεί αμέσως. Αυτό προσφέρεται για ένα άλλο κοινό χαρακτηριστικό μεταξύ εξαιρετικών ηγετών. δια βίου μάθηση.
Οι περισσότεροι ασυνήθιστα παραγωγικοί ηγέτες συνεχώς μαθαίνουν και αναπτύσσονται. Δίνουν μεγάλη έμφαση στην εκμάθηση νέων και καλύτερων τρόπων χειρισμού του εαυτού τους και της επιχείρησής τους. Παρακολουθούν τις αλλαγές στους τομείς εμπειρογνωμοσύνης τους και δίδονται με συνέπεια στην αυτοαξιολόγηση και την αυτο-βελτίωση. Αυτοί οι ηγέτες είναι συχνά μέντορες που χαίρονται να μοιράζονται τη γνώση και τη σοφία τους με άλλους με ενθαρρυντικούς και εξυπηρετικούς τρόπους.
Το επόμενο κοινό χαρακτηριστικό που συμβαδίζει με το να είναι προσεκτικό επικοινωνεί αποτελεσματικά. Ένας επιτυχημένος ηγέτης επικοινωνεί σαφώς, εντελώς και αποτελεσματικά.
Η σημασία αυτού δεν μπορεί να υπερεκτιμηθεί, ειδικά σε ένα ιατρικό περιβάλλον, καθώς συχνά οι ανάγκες ενός ιατρικού γραφείου είναι ευαίσθητες στο χρόνο. Η επικοινωνία συχνά παρερμηνεύεται μόνο ως λεκτική. Η αλήθεια είναι ότι η επικοινωνία μοιράζεται μια ιδέα, πληροφορίες ή συναισθήματα και επιτυγχάνεται όχι μόνο με λόγια, αλλά και με τη γλώσσα του σώματος, την επαφή με τα μάτια, τις προσωπικές αλληλεπιδράσεις και τη γραπτή λέξη. Σε ένα γραφείο, εάν ένας διευθυντής λέει "έρχονται σε μένα με οποιεσδήποτε ιδέες ή προβλήματα που έχετε", αλλά ποτέ δεν μιλάει με τους υπαλλήλους του ή τους κόβει όταν προσπαθούν να εκφράσουν μια σκέψη ή ανησυχία, τότε λαμβάνεται ένα μεικτό μήνυμα και εμπιστοσύνη είναι σπασμένος.
Όταν τα μηνύματα γραφείου είναι ασαφή, μια συνάντηση είναι γεμάτη από ραδιουργίες και καταγγελίες χωρίς σαφείς λύσεις, η επικοινωνία σταματά και πολλές φορές σύγχυση και άμυνας παίρνουν τη θέση της κατανόησης.
Αυτά είναι μόνο μερικά από τα πολλά χαρακτηριστικά ενός παραγωγικού και εξυπηρετικού διευθυντή γραφείου. Οι κατάλογοι των αρμοδιοτήτων είναι ποικίλοι και πολλοί, αλλά είναι μια δουλειά που δεν είναι ποτέ βαρετή και συχνά αρκετά ανταμείβοντας.