1 -
Κατάλληλος προγραμματισμός των διορισμών ασθενώνΜπορεί να είναι μια πρόκληση να δημιουργηθεί μια ισορροπία μεταξύ της εμφάνισης αρκετών ασθενών για την κάλυψη των οικονομικών αναγκών της πρακτικής, αλλά εξακολουθεί να προσφέρει ένα υψηλό επίπεδο ποιοτικής φροντίδας των ασθενών . Κρατήστε αυτά τα πράγματα στο μυαλό σας:
- Οι ασθενείς δεν πρέπει να περιμένουν περισσότερο από 15 λεπτά για το προγραμματισμένο ραντεβού τους.
- Λαμβάνοντας υπόψη τον τρόπο με τον οποίο μπορεί να είναι απρόβλεπτη η υγειονομική περίθαλψη, είναι κατανοητό ότι μπορεί να υπάρξουν φορές που οι ασθενείς θα έχουν μεγαλύτερη αναμονή.
- Οι τύποι επισκέψεων ασθενών ποικίλλουν ανάλογα με την ειδικότητα της πρακτικής, τη διάγνωση του ασθενούς και τις διαδικασίες που εκτελούνται κατά τη διάρκεια της επίσκεψης. Αυτό σημαίνει ότι για κάθε τύπο επίσκεψης θα πρέπει να διατίθεται διαφορετική απαίτηση χρόνου.
- Ο αριθμός των ημερήσιων επισκέψεων ασθενών θα πρέπει να είναι σε θέση να καλύψει τις δαπάνες του γραφείου και, φυσικά, να αποκομίσει κέρδος.
- Κατά την ανάπτυξη του σχεδιασμού ή της δομής του συστήματος προγραμματισμού ασθενών σας, είναι σημαντικό να εξετάσετε τυχόν γεγονότα που θα μπορούσαν να προκαλέσουν διαταραχές στη ροή του ασθενούς.
2 -
Μειώστε τις διαταραχές στη ροή του ασθενούς- Καθυστερημένες αφίξεις: Για να βοηθήσετε με αυτό το πρόβλημα, θέστε ορισμένους περιορισμούς για το πόσο αργά μπορεί να είναι ένας ασθενής χωρίς να χρειάζεται να προγραμματίσετε ξανά, επιτρέψτε σε έναν ασθενή που είναι νωρίς για το ραντεβού του να μετακινηθεί μέχρι την καθυστερημένη θέση του ασθενούς και να προγραμματίσει χρονολογικά ασθενείς αργά προς το τέλος η μέρα.
- Μη εμφάνιση: Υπάρχουν τρεις τρόποι για την αποφυγή αναπάντητων συναντήσεων.
- Υπενθυμίζει τις κλήσεις σε ασθενείς 24 - 48 ώρες πριν από την προγραμματισμένη ώρα ραντεβού τους.
- Ένας τρόπος για να μειωθεί η μη εμφάνιση είναι με τη χρήση του σε απευθείας σύνδεση προγραμματισμού ασθενών. Οι ασθενείς μπορούν να διαχειριστούν, να προγραμματίσουν ή να αναπρογραμματίσουν τα δικά τους ραντεβού, γεγονός που καθιστά λιγότερο πιθανή την εμφάνιση μη εμφάνισης.
- Χρεώνοντας ασθενείς μια αμοιβή μη εμφάνισης για αναπάντητες συναντήσεις. Οι αμοιβές μη εμφάνισης όχι μόνο αντισταθμίζουν μερικά από τα χαμένα έσοδα αλλά και διδάσκουν στους ασθενείς σας να δώσουν ειδοποίηση εάν πρόκειται να ακυρώσουν το ραντεβού τους. Αυτό επιτρέπει επίσης την ευκαιρία να επαναπρογραμματίσετε το ραντεβού ενώ ο ασθενής είναι στο τηλέφωνο.
- Walk-ins : Ανασκόπηση των τάσεων κατά το πότε το ιατρικό γραφείο τείνει να βλέπει περισσότερες περιπάτους, όπως τη Δευτέρα ή κατά τη διάρκεια της σεζόν της γρίπης και να κάνει τις προσαρμογές ανάλογα.
3 -
Ανοίξτε την επικοινωνία με τους ασθενείς- Ειδοποιήστε τους ασθενείς όταν τα ραντεβού είναι πίσω από το χρονοδιάγραμμα
- Διδάξτε το προσωπικό του ιατρικού γραφείου σχετικά με τον τρόπο απάντησης σε μη κλινικές ερωτήσεις ασθενών
- Ανάπτυξη και διανομή ερευνών ικανοποίησης ασθενών
- Επικοινωνήστε γραπτώς όταν χρειάζεται. Οποιοσδήποτε εύκολος και αποτελεσματικός τρόπος για να βεβαιωθείτε ότι οι ασθενείς σας λαμβάνουν πληροφορίες σημαντικές για την περίθαλψή τους είναι να τους δώσουν ενημερωτικά φυλλάδια όπως βασικές πληροφορίες σχετικά με την ιατρική πρακτική, έναν κατάλογο στοιχείων για κάθε επίσκεψη , πολιτική πληρωμών και ειδοποίηση περί πρακτικών απορρήτου.
4 -
Τηλεφωνική και ηλεκτρονική επικοινωνίαΤηλέφωνο
Ως ένα από τα πλέον χρησιμοποιούμενα μέσα επικοινωνίας, η τηλεφωνική επικοινωνία δεν πρέπει να λαμβάνεται ελαφρώς. Είναι συχνά η πρώτη αλληλεπίδραση που έχει ένα ιατρικό γραφείο με έναν ασθενή. Εδώ είναι μερικές βασικές συμβουλές που μπορείτε να προσφέρετε στο ιατρικό σας προσωπικό για να βελτιώσετε την εθιμοτυπία του τηλεφώνου.
- Ενεργή ακρόαση
- Καλός τρόπος τηλεφωνίας - επαγγελματίας και ευγενικός
- Διατηρήστε την εμπιστευτικότητα
- Πάντα τους ευχαριστώ που τους τηλεφωνούσαν
- Ποτέ μην κλείνετε πρώτα
- Κατά τη λήψη μηνυμάτων, λάβετε όσο το δυνατόν περισσότερες πληροφορίες
- Μείνετε ήρεμοι και ευγενικοί, ακόμη και όταν ένας ασθενής είναι αγενής σε σας
Ηλεκτρονικός
Ο ίδιος επαγγελματισμός που θα χρησιμοποιούσατε στο τηλέφωνο, αλληλογραφία ταχυδρομείου ή πρόσωπο με πρόσωπο θα πρέπει επίσης να εκφράζεται σε ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Να θυμάστε πάντα ότι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι μια μορφή επικοινωνίας και ο τρόπος με τον οποίο ο παραλήπτης ερμηνεύει το μήνυμα είναι το μόνο πράγμα που έχει σημασία.
- Βεβαιωθείτε ότι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι η κατάλληλη μορφή επικοινωνίας για το μήνυμά σας αντί για τηλεφωνική κλήση ή συνάντηση. Λάβετε υπόψη ότι το περιεχόμενο πρέπει να αντικατοπτρίζει την εικόνα και το επίπεδο επαγγελματισμού που αναμένεται από το ιατρικό γραφείο σας.
- Χρησιμοποιήστε σωστή γραμματική, στίξη και ορθογραφία. Επίσης, φροντίστε να κρατήσετε το μήνυμα συνοπτικό και να χρησιμοποιήσετε τη σωστή διάταξη για το μήνυμά σας, που διευκολύνει την ανάγνωση.
- Βεβαιωθείτε ότι το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποστέλλεται στους κατάλληλους αποδέκτες. Οι πληροφορίες σε ιατρικό γραφείο, οι οποίες σχετίζονται ειδικότερα με την πληροφόρηση των ασθενών, πρέπει να μοιράζονται σε μια ανάγκη να γνωρίζουμε μόνο τη βάση.