Ο καθένας θα συμφωνούσε ότι η πρωταρχική λειτουργία ενός ιατρικού γραφείου είναι η φροντίδα των ασθενών του, ωστόσο, προκειμένου να παραμείνει στην πράξη και να ανθίσει, το γραφείο πρέπει να εισπράξει τις πληρωμές για τις παρεχόμενες υπηρεσίες. Η κωδικοποίηση, η τιμολόγηση και οι συλλογές αποτελούν ζωτικό μέρος των καθηκόντων του ιατρικού γραφείου και η σωστή εκπαίδευση και κατευθυντήριες γραμμές είναι ζωτικής σημασίας για την επιτυχή ολοκλήρωση αυτών των καθηκόντων.
Το τμήμα τιμολόγησης συνεργάζεται στενά με το προσωπικό κωδικοποίησης στο γραφείο του ιατρού. Σε ορισμένες περιπτώσεις, το ίδιο πρόσωπο εκτελεί τα καθήκοντα κωδικοποίησης, χρέωσης και είσπραξης, αλλά αυτά είναι τρεις διαφορετικές θέσεις. Ενώ μερικές από τις πτυχές της κάθε εργασίας αλληλοσυνδέονται με τους άλλους, έχουν επίσης και πολύ συγκεκριμένες ευθύνες.
Η κωδικοποίηση διευκολύνει στην πράξη τη διαδικασία τιμολόγησης προσδίδοντας ομοιομορφία στις διαδικασίες μέσω αναγνωρίσιμων κωδικών. Χρησιμοποιώντας τους τυποποιημένους κωδικούς διάγνωσης και τους κωδικούς διαδικασιών που αναγνωρίζονται από τις ασφαλιστικές εταιρείες, όλες τις ιατρικές πρακτικές και τους σχετικούς οργανισμούς που σχετίζονται με την περίθαλψη, ο ιατρικός κωδικοποιητής θα εξασφαλίσει ότι οι ασφαλιστικές εταιρείες ή ο «εμπορικός πληρωτής» ή τα Κέντρα Medicare και Medicaid το τιμολογημένο στοιχείο και πώς η διάγνωση εγγυάται τη διαδικασία , τη δοκιμή ή τη θεραπεία.
Η διαδικασία χρέωσης ξεκινά από την πρόσληψη ασθενούς. Είναι σημαντικό να λαμβάνετε όλες τις ασφαλιστικές πληροφορίες πριν ο ασθενής δει, αν είναι δυνατόν, έτσι ώστε όλα τα μέρη να καταλάβουν τι κάθε επίσκεψη και διαδικασία θα κοστίσει τον ασθενή από την τσέπη του.
Οι λιγότερες εκπλήξεις των ασθενών σας σχετικά με την πληρωμή για τις υπηρεσίες που παρέχονται, ο ευτυχέστερος θα είναι όλοι. Όταν ο ασθενής φτάσει και παρουσιάσει τις ασφαλιστικές πληροφορίες, είναι ζωτικής σημασίας να επαληθεύονται οι πληροφορίες που δίνονται με την ασφαλιστική εταιρεία ως ενεργό, τα επιτρεπόμενα οφέλη και ότι ο πάροχος είναι συμβεβλημένος επί του παρόντος με αυτόν τον συγκεκριμένο πληρωτή.
Οι ιστότοποι έχουν παραπληροφόρηση, οι συμβάσεις λήγουν και τα οφέλη αλλάζουν, οπότε η επαλήθευση των δεδομένων είναι πολύ σημαντική.
Για να εξοικονομήσετε χρόνο, έσοδα και επιδείνωση, κάθε διαδικασία που είναι εκτός του κανονικού πεδίου της επίσκεψης γραφείου θα πρέπει να είναι έγκυρη και εκ των προτέρων, ή εντός των χρονικών ορίων του συγκεκριμένου ασφαλιστικού σχεδίου. Οι πληρωμές που οφείλονται από τον ασθενή θα πρέπει να συζητούνται και να συλλέγονται πριν από τη διαδικασία, τη δοκιμή, τη θεραπεία ή τη θεραπεία. Τα Copays πρέπει πάντοτε να πληρώνονται πριν ο ασθενής δει από τον γιατρό, προκειμένου να αποφευχθούν τυχόν προβλήματα αργότερα.
Οι συλλογές των ληξιπρόθεσμων ποσών είναι ο λιγότερο αποτελεσματικός τρόπος αποπληρωμής. Όσο περισσότερο χρεώνεται ένας λογαριασμός, τόσο λιγότερο πιθανό είναι να συγκεντρωθεί και όσο περισσότερα χρήματα κοστίζει το γραφείο στο χρόνο και τις ώρες μισθοδοσίας. Αυτός είναι ο καλύτερος λόγος για να έχετε αποτελεσματικό προσωπικό κωδικοποίησης και χρέωσης στο ιατρικό σας γραφείο.
Μια απορριφθείσα απαίτηση από έναν εμπορικό πληρωτή είναι ένας πιθανός λόγος για τη μη έγκαιρη καταβολή του λογαριασμού. Όταν τόσο ο ασθενής όσο και το προσωπικό έχουν κάνει προηγουμένως τη δέουσα επιμέλεια, αυτό είναι λιγότερο πιθανό, αλλά αυτό συμβαίνει. Μπορεί να είναι απαραίτητη η προσφυγή του προσωπικού με τυχόν διευκρινίσεις ή εξηγήσεις. Η προσφυγή από τον ασθενή είναι μια άλλη πιθανή λύση, αλλά ο ασθενής πρέπει να έχει επίγνωση της πιθανότητας ότι θα είναι υπεύθυνος για τυχόν υπόλοιπα.
Ενώ μια συμφωνία πληρωτή είναι συχνά μία από τις πρώτες παραγγελίες κατά τη συμπλήρωση των εγγράφων πρόσληψης ασθενών, η πιθανότητα είναι ότι ο ασθενής δεν διαβάσει προσεκτικά το έγγραφο. Μερικές φορές ο ασθενής δεν αισθάνθηκε καλά εκείνη την εποχή και δεν έδωσε προσοχή στο έγγραφο ή απλώς περιμένουν ότι οι περισσότεροι ή όλοι οι λογαριασμοί τους πληρώνονται από τις ασφαλιστικές εταιρείες. Η συζήτηση για την οικονομική ευθύνη προτού υπάρξει κάποιο πρόβλημα είναι η πιο αποτελεσματική πορεία δράσης, προκειμένου να αποφευχθούν τυχόν δυσάρεστες και ενδεχομένως συναισθηματικές συγκρούσεις.
Η κωδικοποίηση, η χρέωση και οι συλλογές είναι σημαντικές για μια ακμάζουσα ιατρική εγκατάσταση ανεξάρτητα από το μέγεθος ή την ειδικότητα.
Η σωστή εκπαίδευση, η συνεχής εκπαίδευση και η διδασκαλία των τρεχουσών αλλαγών στους νόμους, τους κώδικες ή τις πρακτικές ασφάλισης είναι επιτακτική. Τα ενημερωμένα υλικά αναφοράς και εξοπλισμός επιτρέπουν σε αυτά τα μέλη του προσωπικού να επηρεάζουν θετικά τόσο τους ασθενείς όσο και το ιατρικό γραφείο.