4 βήματα για εθιμοτυπία τηλεφώνου

Έξυπνος, συνεπής τρόπος τηλεφωνίας σε ιατρικό γραφείο

Έχει η ρεσεψιονίστ σας εξαιρετική τηλεφωνική εθιμοτυπία; Είναι σημαντικό για το προσωπικό του ιατρικού γραφείου σας να προσφέρει σταθερά έναν ευγενικό, σταθερό τηλεφωνικό τρόπο. Όταν ένας ασθενής καλεί, ο τρόπος με τον οποίο το προσωπικό της ρεσεψιόν χειρίζεται την τηλεφωνική κλήση καθορίζει τον τρόπο με τον οποίο γίνεται αντιληπτή η διευκόλυνσή σας.

Ως ένα από τα πλέον χρησιμοποιούμενα μέσα επικοινωνίας, η τηλεφωνική επικοινωνία δεν πρέπει να λαμβάνεται ελαφρώς. Είναι συχνά η πρώτη αλληλεπίδραση που έχει ένα ιατρικό γραφείο με έναν ασθενή. Εδώ είναι μερικές βασικές συμβουλές που μπορείτε να προσφέρετε στο ιατρικό σας προσωπικό για να βελτιώσετε την εθιμοτυπία του τηλεφώνου.

1 -

Να είστε ενεργός ακροατής
Westend61 / Getty Images

Μια τεχνική που ονομάζεται "ενεργή ακρόαση" είναι ένα χρήσιμο εργαλείο για να διασφαλιστεί ότι η κατανόηση είναι πλήρης. Σε αυτή την τεχνική, ο ακροατής θα επαναδιατυπώσει τις πληροφορίες που άκουσε με τα δικά τους λόγια. Εάν αυτές οι πληροφορίες είναι σωστές, η ανταλλαγή είναι πλήρης, αν όχι ο αποστολέας των πληροφοριών μπορεί να διορθώσει τυχόν παρεξηγήσεις αυτή τη στιγμή. Αυτή η ανταλλαγή διαρκεί μόνο λίγο περισσότερο χρόνο και είναι ένα αποτελεσματικό εργαλείο για τη δημιουργία λογοδοσίας, διότι όλοι οι συμμετέχοντες στην ανταλλαγή γνωρίζουν ότι οι προσδοκίες ήταν σαφείς και κατανοητές.

2 -

Έχετε καλούς τρόπους τηλεφώνου
nmaxfield / Getty Images

Έχοντας καλούς τρόπους τηλεφώνου είναι ένα απλό έργο. Για να έχετε καλούς τρόπους τηλεφώνου σημαίνει απλώς να είστε επαγγελματίας και να θεραπεύετε άλλους με τον τρόπο που θέλετε να αντιμετωπίζετε εάν είστε ο καλών. Μερικά παραδείγματα περιλαμβάνουν:

3 -

Διατηρήστε την εμπιστευτικότητα
Tetra Images / Getty Images

Η διατήρηση της εμπιστευτικότητας των ασθενών όχι μόνο κάνει τους ασθενείς να αισθάνονται ασφαλείς για να θεραπευτούν στην ιατρική σας εγκατάσταση, είναι επίσης ο νόμος. Κάθε οργανισμός που έχει πρόσβαση σε πληροφορίες για την υγεία των ασθενών θεωρείται ως καλυπτόμενη οντότητα και απαιτείται από το νόμο να συμμορφώνεται με τις διατάξεις της HIPAA ή να αντιμετωπίζει αστικές ή / και ποινικές κυρώσεις. Είναι επιτακτικό ότι τα ιατρικά αρχεία παραμένουν εμπιστευτικά και δεν μπορούν να προσπελαστούν από άτομα που δεν έχουν την κατάλληλη άδεια. Οι γνωστοποιήσεις σχετικά με τις προστατευμένες πληροφορίες υγείας του ασθενούς (PHI) χωρίς την εξουσιοδότησή τους θεωρούνται παραβίαση του κανόνα προστασίας προσωπικών δεδομένων.

4 -

Πράγματα που πρέπει να ληφθούν υπόψη
Jose Luis Pelaez Inc./Getty Images

Η τηλεφωνική εθιμοτυπία δεν είναι μόνο αυτό που λέτε ή τι κάνετε, είναι επίσης το πώς το λέτε και πώς το κάνετε. Εξετάστε τα με την επόμενη φορά που μιλάτε με έναν ασθενή ή άλλο πελάτη στο τηλέφωνο.