Έξυπνος, συνεπής τρόπος τηλεφωνίας σε ιατρικό γραφείο
Έχει η ρεσεψιονίστ σας εξαιρετική τηλεφωνική εθιμοτυπία; Είναι σημαντικό για το προσωπικό του ιατρικού γραφείου σας να προσφέρει σταθερά έναν ευγενικό, σταθερό τηλεφωνικό τρόπο. Όταν ένας ασθενής καλεί, ο τρόπος με τον οποίο το προσωπικό της ρεσεψιόν χειρίζεται την τηλεφωνική κλήση καθορίζει τον τρόπο με τον οποίο γίνεται αντιληπτή η διευκόλυνσή σας.
Ως ένα από τα πλέον χρησιμοποιούμενα μέσα επικοινωνίας, η τηλεφωνική επικοινωνία δεν πρέπει να λαμβάνεται ελαφρώς. Είναι συχνά η πρώτη αλληλεπίδραση που έχει ένα ιατρικό γραφείο με έναν ασθενή. Εδώ είναι μερικές βασικές συμβουλές που μπορείτε να προσφέρετε στο ιατρικό σας προσωπικό για να βελτιώσετε την εθιμοτυπία του τηλεφώνου.
1 -
Να είστε ενεργός ακροατήςΜια τεχνική που ονομάζεται "ενεργή ακρόαση" είναι ένα χρήσιμο εργαλείο για να διασφαλιστεί ότι η κατανόηση είναι πλήρης. Σε αυτή την τεχνική, ο ακροατής θα επαναδιατυπώσει τις πληροφορίες που άκουσε με τα δικά τους λόγια. Εάν αυτές οι πληροφορίες είναι σωστές, η ανταλλαγή είναι πλήρης, αν όχι ο αποστολέας των πληροφοριών μπορεί να διορθώσει τυχόν παρεξηγήσεις αυτή τη στιγμή. Αυτή η ανταλλαγή διαρκεί μόνο λίγο περισσότερο χρόνο και είναι ένα αποτελεσματικό εργαλείο για τη δημιουργία λογοδοσίας, διότι όλοι οι συμμετέχοντες στην ανταλλαγή γνωρίζουν ότι οι προσδοκίες ήταν σαφείς και κατανοητές.
- Εστίαση στο ηχείο
- Ενδιαφέρεστε
- Προσπαθήστε να μην διακόψετε
- Να γνωρίζετε τη μη λεκτική σας επικοινωνία
- Αποφύγετε να μιλάτε σε οποιονδήποτε άλλο
- Κρατήστε το μυαλό σας στο θέμα που συζητείται
2 -
Έχετε καλούς τρόπους τηλεφώνουΈχοντας καλούς τρόπους τηλεφώνου είναι ένα απλό έργο. Για να έχετε καλούς τρόπους τηλεφώνου σημαίνει απλώς να είστε επαγγελματίας και να θεραπεύετε άλλους με τον τρόπο που θέλετε να αντιμετωπίζετε εάν είστε ο καλών. Μερικά παραδείγματα περιλαμβάνουν:
- Απαντήστε γρήγορα, τουλάχιστον από τον τρίτο δακτύλιο
- Απαντήστε με το όνομά σας και φιλικό χαιρετισμό
- Χαμόγελο, ο καλών μπορεί να ακούσει το χαμόγελό σας μέσω του τηλεφώνου
- Μίλα αργά και καθαρά
- Ποτέ μην μασάτε φαγητό, γεύση ή ποτό οτιδήποτε ενώ βρίσκεστε στο τηλέφωνο
- Ζητήστε άδεια πριν τοποθετήσετε τον καλούντα σε αναμονή
3 -
Διατηρήστε την εμπιστευτικότηταΗ διατήρηση της εμπιστευτικότητας των ασθενών όχι μόνο κάνει τους ασθενείς να αισθάνονται ασφαλείς για να θεραπευτούν στην ιατρική σας εγκατάσταση, είναι επίσης ο νόμος. Κάθε οργανισμός που έχει πρόσβαση σε πληροφορίες για την υγεία των ασθενών θεωρείται ως καλυπτόμενη οντότητα και απαιτείται από το νόμο να συμμορφώνεται με τις διατάξεις της HIPAA ή να αντιμετωπίζει αστικές ή / και ποινικές κυρώσεις. Είναι επιτακτικό ότι τα ιατρικά αρχεία παραμένουν εμπιστευτικά και δεν μπορούν να προσπελαστούν από άτομα που δεν έχουν την κατάλληλη άδεια. Οι γνωστοποιήσεις σχετικά με τις προστατευμένες πληροφορίες υγείας του ασθενούς (PHI) χωρίς την εξουσιοδότησή τους θεωρούνται παραβίαση του κανόνα προστασίας προσωπικών δεδομένων.
- Να είστε προσεκτικοί σχετικά με τις πληροφορίες που παρέχονται μέσω του τηλεφώνου
- Ζητήστε από τον ασθενή να δώσει τον αριθμό κοινωνικής ασφάλισης για να ταυτιστεί
- Λάβετε υπόψη ότι άλλοι ασθενείς μπορεί να είναι σε θέση να ακούσουν τη συνομιλία σας
- Εάν ο καλών δεν είναι ο ασθενής, μην συζητάτε ποτέ προσωπικές πληροφορίες χωρίς άδεια
4 -
Πράγματα που πρέπει να ληφθούν υπόψηΗ τηλεφωνική εθιμοτυπία δεν είναι μόνο αυτό που λέτε ή τι κάνετε, είναι επίσης το πώς το λέτε και πώς το κάνετε. Εξετάστε τα με την επόμενη φορά που μιλάτε με έναν ασθενή ή άλλο πελάτη στο τηλέφωνο.
- Πάντα τους ευχαριστώ που τους τηλεφωνούσαν
- Ποτέ μην κλείνετε πρώτα
- Κατά τη λήψη μηνυμάτων, λάβετε όσο το δυνατόν περισσότερες πληροφορίες
- Μείνετε ήρεμοι και ευγενικοί, ακόμη και όταν ένας ασθενής είναι αγενής σε σας