5 στοιχεία για αποτελεσματικούς εσωτερικούς ελέγχους

Αποτροπή και ανίχνευση παραπτωμάτων υπαλλήλων στο ιατρικό σας γραφείο

Οι εσωτερικοί έλεγχοι ορίζονται ως διαδικασία που αποβλέπει στην αποτροπή της απάτης, στη διαφύλαξη των εταιρικών πόρων και στη διασφάλιση της συμμόρφωσης με τους νόμους και τους κανονισμούς. Οι εσωτερικοί έλεγχοι είναι αποτελεσματικοί μόνο εάν καθορίζονται από τις συγκεκριμένες ανάγκες του ιατρικού γραφείου, εφαρμόζονται, παρακολουθούνται και μετρούνται για να βεβαιωθούν ότι λειτουργούν όπως προβλέπεται.

Το ιατρικό γραφείο πρέπει να υιοθετήσει μια προληπτική προσέγγιση για την πρόληψη και τον εντοπισμό παραπτωμάτων των υπαλλήλων εφαρμόζοντας πολιτική σχετικά με τους εσωτερικούς ελέγχους. Η πρόληψη και η ανίχνευση διαδραματίζουν πολύ σημαντικό ρόλο σε κάθε διαδικασία εσωτερικού ελέγχου, ελαχιστοποιώντας ένα ορισμένο επίπεδο κινδύνου.

1 -

Πρακτικές μίσθωσης

Η πρόσληψη του καλύτερου ιατρικού προσωπικού είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος ενίσχυσης της διαδικασίας εσωτερικού ελέγχου. Η πρόσληψη προσωπικού που είναι ικανή, αξιόπιστη και αξιόπιστη με την πλήρη προεπιλογή των υποψηφίων είναι απλώς καλή επιχειρηματική λογική. Οι έλεγχοι ιστορικού και οι έλεγχοι αναφοράς είναι εύκολοι τρόποι για να εξαλείψουμε οποιαδήποτε κακά μήλα και να αποτρέψουμε ορισμένα άτομα από την υποβολή αίτησης για τη δουλειά.

Παρόλο που οι προηγούμενοι εργοδότες δεν επιτρέπεται να παρέχουν πληροφορίες εκτός από την κατάσταση απασχόλησης και την επιλεξιμότητα για επαναπατρισμό, μπορείτε να ζητήσετε από τους αιτούντες να παρέχουν πληροφορίες επικοινωνίας με προηγούμενους επόπτες ή συνεργάτες για να λάβουν πιο λεπτομερείς πληροφορίες. Οι έλεγχοι ιστορικού, συμπεριλαμβανομένων των ελέγχων πιστοληπτικής ικανότητας, παρέχουν επίσης λεπτομέρειες για το προσωπικό ιστορικό του αιτούντος.

Περισσότερο

2 -

Διαχωρισμός των καθηκόντων

Τα καθήκοντα διαχωρισμού εμποδίζουν έναν υπάλληλο να φέρει την ευθύνη πολλαπλών συναλλαγών που αφορούν τη διαχείριση οικονομικών. Κάθε φορά που ένας υπάλληλος πρέπει να χειριστεί τα χρήματα, θα πρέπει να υπάρχει ένα άτομο που να εξουσιοδοτεί ορισμένες συναλλαγές, ένα άλλο πρόσωπο υπεύθυνο για τη μεταποίηση και ένα διαφορετικό για τη συμφιλίωση και την τήρηση αρχείων. Αυτό εξασφαλίζει ότι κανένα άτομο δεν μπορεί να εκτελέσει οποιαδήποτε εργασία που δεν ανιχνεύεται ή δεν εξετάζεται από άλλο άτομο.

Ο διαχωρισμός των καθηκόντων καθιστά δύσκολη την απώλεια οποιουδήποτε ποσού, είτε πρόκειται για το επίπεδο της ρεσεψιόν είτε για το διοικητικό επίπεδο του ιατρικού γραφείου. Όταν οι εργαζόμενοι γνωρίζουν ότι κάθε διαδικασία παρακολουθείται και παρακολουθείται, ενθαρρύνει την ακρίβεια και την ειλικρίνεια κατά την εκτέλεση των καθηκόντων.

3 -

Απόδειξη με έγγραφα

Κάθε χρηματοοικονομική συναλλαγή πρέπει να έχει χαρτί. Η τεκμηρίωση δεν είναι απλώς η πρακτική της γραφής ή τεκμηρίωσης ενεργειών, αλλά και της διατήρησης αντιγράφων όλων των οικονομικών αρχείων, όπως τα τιμολόγια και τα εμβάσματα πληρωμών. Οι εργαζόμενοι θα πρέπει να γνωρίζουν ότι δεν θα προβούν ποτέ σε συναλλαγή βάσει λεκτικής αίτησης.

Η έγκυρη τεκμηρίωση περιλαμβάνει τα επίσημα έντυπα ιατρικών γραφείων, τα επιστολόχαρτα ή τα τιμολόγια και πρέπει να εγκριθεί με υπογραφή, όταν είναι απαραίτητο. Οι έλεγχοι θα πρέπει να έχουν πάντοτε τιμολόγιο, όπως και επιστροφές, μεταφορές χρημάτων ή καταβολές πληρωμών. Τα μετρητά θα πρέπει να γίνονται δεκτά, να μην παραδίδονται ποτέ εκτός εάν δεν επιστρέψουν οι ασθενείς. Η εναρμόνιση του ταμείου θα πρέπει επίσης να τεκμηριώνεται στην αρχή και στο τέλος κάθε βάρδιας.

4 -

Φυσικές και ηλεκτρονικές διασφαλίσεις

Η χρήση χρηματοκιβωτίων, συστημάτων συναγερμού, κάμερας και κλειδαριών μπορεί να βοηθήσει το ιατρικό γραφείο στη διαφύλαξη δεδομένων, αποθέματος, περιουσιακών στοιχείων και χρημάτων.

1. Κρατήστε όλα τα κουτιά μετρητών, τα επιταγές και τα βιβλία απόδειξης κλειδωμένα σε θυρίδα με περιορισμένη πρόσβαση από το προσωπικό του ιατρικού γραφείου. Οι συνδυασμοί πρέπει να αλλάζονται τακτικά.

2. Διαθέτετε συστήματα συναγερμού για μετά από ώρες και μη εργάσιμες ημέρες.

3. Κάμερες μπορούν να τοποθετηθούν σε κάθε είσοδο και έξοδο, στη ρεσεψιόν και με στόχο το χρηματοκιβώτιο.

4. Κρατήστε πάντα τις πόρτες στο δωμάτιο τροφοδοσίας ή / και στο φαρμακείο κλειδωμένες και επιτρέψτε την πρόσβαση μόνο σε ορισμένες περιοχές, όπως απαιτείται.

Οι ηλεκτρονικές διασφαλίσεις περιλαμβάνουν τη χρήση κωδικών πρόσβασης και τον περιορισμό της πρόσβασης μόνο σε εξουσιοδοτημένο προσωπικό.

5 -

Παρακολούθηση Πράξεων

Οποιαδήποτε διαδικασία εσωτερικού ελέγχου θα ήταν ατελής χωρίς έναν τρόπο παρακολούθησης των λειτουργιών. Η παρακολούθηση των εσωτερικών ελέγχων περιλαμβάνει την αναθεώρηση των καθημερινών λειτουργιών για να διασφαλιστεί ότι οι διαδικασίες λειτουργούν σωστά.

1. Συμφωνία μετρητών

2. Έλεγχος λογαριασμού ή γραφήματος

3. Επαλήθευση συγκρίνοντας τις αναφορές

4. Τακτικοί έλεγχοι απογραφής

Η συνεχής παρακολούθηση όλων των διαδικασιών είναι απαραίτητη, αλλά πρωτίστως ένας διευθυντής ιατρικών γραφείων πρέπει:

1. Καθιέρωση κανόνων και στόχων

2. Επικοινωνήστε με το σύνολο του προσωπικού

3. Παρέχετε ανατροφοδότηση σε τακτική βάση