5 βήματα για τη βελτίωση της απόδοσης των υπαλλήλων του ιατρικού γραφείου

1 -

Ορίστε σαφείς προσδοκίες για κάθε ρόλο εργασίας
BSIP / UIG / Getty Images

Η βελτίωση της απόδοσης των εργαζομένων πρέπει να αρχίσει με σαφείς προσδοκίες. Αυτό θέτει τα θεμέλια για να εξασφαλιστεί ότι τόσο ο διευθυντής όσο και το προσωπικό γνωρίζουν ποια είναι η απαίτηση της εργασίας του ρόλου τους.

Χωρίς σαφείς προσδοκίες, είναι αδύνατο να προσδιοριστεί αν ένας υπάλληλος κάνει την εργασία καλά ή κακώς. Δεν είναι ρεαλιστικό να υποθέσουμε ότι ένας υπάλληλος ξέρει ποιες είναι οι προσδοκίες της εργασίας χωρίς να το περάσει μαζί τους.

Οι προσδοκίες πρέπει να περιλαμβάνουν μετρήσιμους στόχους καθώς και στόχους ποιότητας. Συμπεριλάβετε βοηθητικά καθήκοντα, όπως η διασταύρωση των άλλων θέσεων. Για παράδειγμα, ο ιατρός σας αναμένεται να καλύψει τη ρεσεψιόν όταν η ιατρική ρεσεψιονίστ είναι άρρωστη ή κατά τη διάρκεια του γεύματος; Ποιος αναμένεται να πάρει τα τηλέφωνα όταν ο ρεσεψιονίστ είναι απασχολημένος με την εξυπηρέτηση των ασθενών;

2 -

Παρέχετε προσωπικό με τα εργαλεία που χρειάζονται
Jetta Productions / Getty Images

Αφού ο μάνατζερ και το προσωπικό συνειδητοποιήσουν τις προσδοκίες, είναι απαραίτητο να διασφαλιστεί ότι κάθε μέλος του προσωπικού έχει τα εργαλεία που χρειάζονται για την αποτελεσματική άσκηση της δουλειάς του. Το προσωπικό δεν μπορεί να θεωρηθεί υπεύθυνο για την εκτέλεση εργασιών αν δεν διαθέτει όλα τα εργαλεία που χρειάζονται. Έχετε ενημερωμένα βιβλία κωδικοποίησης, λογισμικό, υπολογιστές, συστήματα επικοινωνιών; Οι εργοστασιακές θέσεις είναι εργονομικά ρυθμισμένες; Έχετε πολιτικές και διαδικασίες που υπάρχουν και είναι προσβάσιμες ώστε να αναφέρονται σε αυτές;

Όχι μόνο είναι σημαντικό να έχετε τα εργαλεία για να ολοκληρώσετε τη δουλειά τους, αλλά είναι επίσης απαραίτητο να βεβαιωθείτε ότι αυτά τα εργαλεία είναι αποτελεσματικά. Θα ήταν καλή ιδέα να αξιολογηθούν τα εργαλεία που διαθέτει το προσωπικό κατά τον καθορισμό των προσδοκιών. Ποιος ξέρει περισσότερο από το ίδιο το προσωπικό ποια εργαλεία χρειάζονται για να εργαστούν πιο αποτελεσματικά και αποτελεσματικά.

3 -

Παροχή συνεχούς εκπαίδευσης και κατάρτισης
Ariel Skelley / Getty Images

Ο κλάδος της υγειονομικής περίθαλψης αλλάζει συνεχώς και ο μόνος τρόπος με τον οποίο το προσωπικό μπορεί να επιτύχει συνεχώς τις προσδοκίες είναι να συνεχίσει την εκπαίδευση και την κατάρτιση. Οι απαιτήσεις χρέωσης και κωδικοποίησης αλλάζουν ετησίως και για να συμβαδίσει το προσωπικό με αυτές τις αλλαγές, πρέπει να υπάρχει ένα σύστημα για να παραμείνει ενημερωμένο με αυτές τις αλλαγές.

Τουλάχιστον μία φορά το χρόνο, το προσωπικό πρέπει να πηγαίνει σε σεμινάρια Medicare και Medicaid ή να οργανώνει μια εκπαιδευτική συνεδρία με τον τοπικό εκπρόσωπο για τη διεξαγωγή ενδοϋπηρεσιακής κατάρτισης. Μπορούν επίσης να διεξαχθούν και άλλοι τύποι εκπαίδευσης, συμπεριλαμβανομένης της κατάρτισης από ομοτίμους (peer-to-peer) ή της κατάρτισης υπερήχων. Για το προσωπικό που μπορεί να αγωνίζεται σε μια συγκεκριμένη περιοχή ή χρειάζεται ανανέωση για πράγματα όπως η βελτίωση των συλλογών, η εξυπηρέτηση πελατών, η εθιμοτυπία του τηλεφώνου και πολλά άλλα, υπάρχουν διαθέσιμα online προγράμματα κατάρτισης.

4 -

Παροχή καθοδήγησης και κατεύθυνσης όταν χρειάζεται
Jose Luis Pelaez Inc / Getty Images

Πολλοί διευθυντές αναμένουν ότι οι υπάλληλοί τους έχουν την εκπαίδευση, την κατάρτιση και εργαλεία για την επίτευξη των προσδοκιών της δουλειάς τους. Ως επί το πλείστον, μπορούν. Ωστόσο, κανείς δεν ξέρει πάντα ότι είναι γνωστό για τη δουλειά τους και μπορεί να χρειαστεί επιπλέον βοήθεια. Ως διευθυντής ιατρικού γραφείου , είναι δική σας δουλειά να παρέχετε καθοδήγηση και καθοδήγηση στο προσωπικό σας όταν χρειάζεται. Προκύπτουν μοναδικές καταστάσεις που απαιτούν εισαγωγή ή απόφαση διαχειριστή.

Οι εργαζόμενοι πρέπει να αισθάνονται ασφαλείς ότι εάν δεν γνωρίζουν την απάντηση, υπάρχει τουλάχιστον ένα άτομο που μπορούν να έρθουν σε αυτό που μπορούν να εξαρτηθούν. Οι διαχειριστές πρέπει να αποτελούν πόρους για τους υπαλλήλους τους. Ακόμα κι αν δεν γνωρίζετε όλες τις απαντήσεις ως διευθυντής, μπορείτε να κατευθύνετε το προσωπικό σας στο σωστό μέρος για να βρείτε τις απαντήσεις.

5 -

Παροχή σχολίων τουλάχιστον δύο φορές το χρόνο
Stuart O'Sullivan / Getty Images

Για να ανακεφαλαιώσουμε:

  1. Έχετε θέσει σαφείς προσδοκίες για κάθε ρόλο εργασίας
  2. Έχετε παράσχει τα απαραίτητα εργαλεία για το προσωπικό ώστε να εκτελεί αποτελεσματικά τη δουλειά του
  3. Έχετε παράσχει στο προσωπικό με συνεχή εκπαίδευση και κατάρτιση το προσωπικό για να επιτύχει τις προσδοκίες
  4. Έχετε δώσει στο προσωπικό σας οδηγίες και οδηγίες όταν το χρειάζονται.

Τώρα είναι καιρός να διεξάγετε εξαμηνιαίες και ετήσιες αναθεωρήσεις. Οι διευθυντές και το προσωπικό συνήθως έχουν διαφορετικές ιδέες σχετικά με το σκοπό της αξιολόγησης ή της αναθεώρησης των εργαζομένων. Ορισμένοι πιστεύουν ότι είναι να καθορίσει τις αυξήσεις των αμοιβών, να εντοπίσει τομείς βελτίωσης ή να έχει τεκμηρίωση για μελλοντική χρήση. Για μερικούς, θα μπορούσε να είναι όλα αυτά. Είναι επίσης ένα εργαλείο για τη βελτίωση της απόδοσης των εργαζομένων. Οι διαχειριστές μπορούν να χρησιμοποιήσουν αυτό το εργαλείο για να προσδιορίσουν το επίπεδο στον οποίο εργάζεται ένας εργαζόμενος για την επίτευξη προσδοκιών και την παροχή ανατροφοδότησης για να τους βοηθήσει να μεγαλώσουν στην εργασία τους.