1 -
Προετοιμασία για αλλαγήΕίτε είναι ευπρόσδεκτη είτε όχι, η αλλαγή είναι αναπόφευκτη, ειδικά στον τομέα της υγειονομικής περίθαλψης. Είναι σημαντικό να είστε έτοιμοι για αλλαγές που μπορεί να προκύψουν, οι οποίες θα μπορούσαν να είναι η τεχνολογία, η συμμόρφωση ή για να ικανοποιηθούν οι απαιτήσεις των ασθενών σας. Ανεξάρτητα από το τι αλλάζει το ιατρικό γραφείο σας, το κύριο βάρος σε σχέση με αυτές τις αλλαγές είναι το πώς θα ανταποκριθείτε σε αυτό.
Οι Διευθυντές των Ιατρικών Γραφείων πρέπει να είναι έτοιμοι και ικανοί να εντοπίζουν τις ευκαιρίες για αλλαγή που θα βελτιώσουν την αποτελεσματικότητα και την αποτελεσματικότητα του γραφείου. Είναι σημαντικό να είστε ενήμεροι για τις τάσεις της υγειονομικής περίθαλψης για την οικονομική, τη συμμόρφωση και τον μελλοντικό προγραμματισμό.
2 -
Μετάβαση στο 5010Αν και έχει παρέλθει η ημερομηνία για τη μετατροπή όλων των παρόχων, νοσοκομείων και πληρωτών από τα πρότυπα έκδοσης 4010 για ηλεκτρονικές συναλλαγές υγείας στην έκδοση 5010 για ηλεκτρονικές αξιώσεις, η μετάβαση δεν έχει τελειώσει. Οι εγκαταστάσεις σε όλη τη χώρα αντιμετωπίζουν πολλές προκλήσεις για να επιστρέψουν στους «κανόνες» χρέωσης και κωδικοποίησης. Η εξόφληση των καθαρών απαιτήσεων θα χρειαστεί χρόνο, διότι απλά τίθεται - κανένας από μας δεν ήξερε ακριβώς τι αντιμετωπίζαμε.
Το πιο σημαντικό βήμα που μπορείτε να κάνετε είναι να εντοπίσετε κάθε πρόβλημα που προκύπτει. Είτε έχετε δικό σας τμήμα πληροφορικής είτε πρέπει να επικοινωνήσετε με τον πάροχο λογισμικού χρέωσης, να είστε έτοιμοι με παραδείγματα για το τι κάνουν οι πελάτες σας για να επιδιορθώσουν τα πράγματα. Δυστυχώς δεν υπάρχει γρήγορη λύση, αλλά η διαμονή σας πάνω από αυτά τα "σφάλματα" θα σας εξυπηρετήσει καλά μακροπρόθεσμα.
3 -
Προστασία του απορρήτου του ασθενούςΌλοι οι πάροχοι υγειονομικής περίθαλψης έχουν την ευθύνη να κρατούν το προσωπικό τους εκπαιδευμένο και ενημερωμένο σχετικά με τη συμμόρφωση με το HIPAA. Είτε σκόπιμη είτε τυχαία, μη εξουσιοδοτημένη αποκάλυψη PHI θεωρείται παραβίαση της HIPAA. Εδώ είναι 5 συμβουλές για να αποφύγετε την παραβίαση του HIPAA:
- Οι επαγγελματίες του τομέα υγείας θα πρέπει να είναι πολύ προσεκτικοί ώστε να μην αποκαλύπτουν πληροφορίες μέσω συνήθων συνομιλιών. Αυτό μπορεί να γίνει εύκολα αναφέροντας σε ένα τρίτο μέρος κάτι φαινομενικά ασήμαντο, λέγοντας ότι ο John Smith είχε σήμερα μια επίσκεψη γραφείου.
- Η συζήτηση σχετικά με τις πληροφορίες για τους ασθενείς σε περιοχές αναμονής, διάδρομους ή ανελκυστήρες πρέπει να είναι αυστηρά περιορισμένη. Οι ευαίσθητες πληροφορίες μπορούν να ακουστούν από επισκέπτες ή άλλους ασθενείς. Επίσης, φροντίστε να κρατάτε τα αρχεία ασθενών έξω από περιοχές που είναι προσιτές στο κοινό.
- Το PHI δεν πρέπει ποτέ να απορριφθεί στο δοχείο απορριμμάτων. Κάθε έγγραφο που απορρίπτεται στα σκουπίδια είναι ανοικτό για το κοινό και συνεπώς παραβίαση πληροφοριών. Χρησιμοποιήστε μια εξωτερική υπηρεσία που ειδικεύεται στην κατάλληλη διάθεση του PHI.
- Το κουτσομπολιό είναι ιδιαίτερα δύσκολο να τον ελέγξεις. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο είναι σημαντικό η πρόσβαση στην πληροφόρηση να περιορίζεται αυστηρά στους υπαλλήλους των οποίων οι θέσεις εργασίας απαιτούν αυτές τις πληροφορίες. Αυτός ο τύπος παραβίασης μπορεί να είναι ιδιαίτερα επιζήμιος για τη φήμη του οργανισμού σας, ειδικά στις μικρές κοινότητες όπου «όλοι γνωρίζουν όλους».
- Η πώληση καταλόγων ασθενών ή η αποκάλυψη PHI σε τρίτους για σκοπούς μάρκετινγκ απαγορεύεται αυστηρά χωρίς προηγούμενη έγκριση από τον ασθενή. Θυμηθείτε ότι η αποκάλυψη των πληροφοριών για τους ασθενείς πρέπει να γίνεται μόνο με σκοπό την παροχή ποιοτικής φροντίδας.
4 -
Ελεγχος μόλυνσηςΗ πρόληψη της εξάπλωσης λοιμωδών νόσων είναι ο κύριος στόχος του ελέγχου των λοιμώξεων στο ιατρικό γραφείο. Όπως όλοι γνωρίζουμε, το σωστό πλύσιμο των χεριών είναι ο αποτελεσματικότερος τρόπος πρόληψης της εξάπλωσης των λοιμώξεων, ωστόσο το πλύσιμο των χεριών από μόνο του δεν μπορεί να κάνει τη δουλειά. Οι ασθενείς και το προσωπικό μπορούν να βοηθήσουν:
- Διαρκής ενημέρωση σχετικά με τις ανοσοποιήσεις, συμπεριλαμβανομένου του εμβολιασμού της γρίπης
- Χρησιμοποιώντας σωστή υγιεινή όταν βήχετε και φτερνίζεστε
- Ακολουθείτε κατάλληλες οδηγίες όταν χειρίζεστε το αίμα και άλλα σωματικά υγρά
- Φοράτε κατάλληλο ατομικό προστατευτικό εξοπλισμό (PPE) όταν χρειάζεται
Το πιο σημαντικό βήμα που μπορεί να κάνει το ιατρικό γραφείο για την πρόληψη της εξάπλωσης λοιμωδών νόσων είναι η προσθήκη άγριων ή ανοιχτών ακουστικών προϊόντων που προάγουν την ασφάλεια των ασθενών και διασφαλίζουν την προστασία των ασθενών και του προσωπικού.
5 -
Εκκρεμείς αξιώσειςΕάν οι ιατρικές σας αξιώσεις χρεώνονται ηλεκτρονικά ή χρεώνονται με χαρτί ταχυδρομικώς, είναι επιτακτική ανάγκη να ενημερώνουν το προσωπικό του ιατρικού γραφείου σας με τους ασφαλιστικούς μεταφορείς για να αποκτήσουν την απαίτηση. Μόλις ληφθεί το νομοσχέδιο από την ασφαλιστική εταιρεία, δεν χρειάζεται να είστε έτοιμοι να πληρώσετε έγκαιρα.
Ανάλογα με τη μέθοδο χρέωσής σας, θα πρέπει να περιμένετε να λάβετε πληρωμή σε μόλις 15 ημέρες. Εάν οι ασφαλιστικές σας πληρωμές έχουν κατά μέσο όρο χρόνο ανακύκλωσης μεγαλύτερη από 30 ημέρες από τη στιγμή αποστολής των λογαριασμών σας έως ότου λάβετε πληρωμή, το γραφείο σας πρέπει να αναπτύξει μια διαδικασία για την παρακολούθηση των απαιτήσεων. Η παρακολούθηση της κατάστασης των απαιτήσεών σας μπορεί σίγουρα να βελτιώσει τις ημέρες εισπρακτέων λογαριασμών σας.
6 -
Εσωτερικός έλεγχοςΟι εσωτερικοί έλεγχοι ορίζονται ως διαδικασία που αποβλέπει στην αποτροπή της απάτης, στη διαφύλαξη των εταιρικών πόρων και στη διασφάλιση της συμμόρφωσης με τους νόμους και τους κανονισμούς. Οι εσωτερικοί έλεγχοι είναι αποτελεσματικοί μόνο εάν καθορίζονται από τις συγκεκριμένες ανάγκες του ιατρικού γραφείου, εφαρμόζονται, παρακολουθούνται και μετρούνται για να βεβαιωθούν ότι λειτουργούν όπως προβλέπεται.
Το ιατρικό γραφείο πρέπει να υιοθετήσει μια προληπτική προσέγγιση για την πρόληψη και τον εντοπισμό παραπτωμάτων των υπαλλήλων εφαρμόζοντας πολιτική σχετικά με τους εσωτερικούς ελέγχους. Η πρόληψη και η ανίχνευση διαδραματίζουν πολύ σημαντικό ρόλο σε κάθε διαδικασία εσωτερικού ελέγχου, ελαχιστοποιώντας ένα ορισμένο επίπεδο κινδύνου.