8 Βασικοί τομείς της διαχείρισης εισπρακτέων ιατρικών λογαριασμών

Κατανόηση του πεδίου των εισπρακτέων λογαριασμών

Ο γενικός στόχος της διαχείρισης εισπρακτέων λογαριασμών είναι η επίτευξη της συντομότερης περιόδου συλλογής. Οι απαιτήσεις για λογαριασμούς, γνωστές και ως λογαριασμοί ασθενών, αναφέρονται στα έσοδα που παράγονται αλλά δεν έχουν ακόμη εισπραχθεί. Για να εξασφαλιστεί ότι οι ταμειακές ροές επαρκούν για την αποτελεσματική διαχείριση, το ιατρικό γραφείο έχει την ευθύνη να μεγιστοποιήσει το δυναμικό των εσόδων του.

Η διαχείριση εισπρακτέων λογαριασμών (AR) αφορά σχεδόν όλους τους τομείς του ιατρικού γραφείου.

Η επιτυχής διαχείριση εισπρακτέων απαιτήσεων απαιτεί πλήρη κατανόηση του τρόπου με τον οποίο κάθε περιοχή ή υπηρεσία σχετίζεται και επηρεάζει τον κύκλο εσόδων και την περίοδο συλλογής AR. Ας εξερευνήσουμε καθέναν από τους οκτώ βασικούς τομείς.

1. Νομικές έννοιες

Οι νομικές έννοιες περιλαμβάνουν την κατανόηση και την τήρηση των κρατικών και ομοσπονδιακών κανονισμών. Ο τομέας που υπήρξε πάντα προβληματικός είναι η απάτη και η κατάχρηση, ειδικά όσον αφορά τα προγράμματα Medicare, Medicaid και άλλα προγράμματα που χρηματοδοτούνται από ομοσπονδιακούς φορείς.

Η απάτη αναφέρεται σε σκόπιμα και εν γνώσει χρέωσης ιατρικών ισχυρισμών σε μια προσπάθεια εξαπάτησης οποιουδήποτε ομοσπονδιακά χρηματοδοτούμενου προγράμματος για χρήματα. Οι πιο συνηθισμένες μορφές απάτης και κατάχρησης περιλαμβάνουν χρέωση για εξοπλισμό που δεν παρέχεται ποτέ, χρέωση για υπηρεσίες που δεν εκτελέστηκαν ποτέ, χρεώσεις αναπροσαρμογής για υψηλότερο ποσοστό επιστροφής και χρεώσεις διαχωρισμού.

Το Γραφείο του Γενικού Επιθεωρητή (OIG) έχει σχεδιάσει και εκδώσει ειδικές ειδοποιήσεις απάτης στην κοινότητα παροχέων υγείας.

Αυτές οι προειδοποιήσεις αποσκοπούσαν στη δημοσιοποίηση των εθνικών τάσεων απάτης στο ευρύ κοινό. Είναι επίσης ένας τρόπος να παράσχει γνώση και συνειδητοποίηση σχετικά με τις δόλιες πρακτικές στο εσωτερικό της βιομηχανίας και να αντιμετωπίσει τις παραβιάσεις που αφορούν ειδικά τον νόμο για την καταπολέμηση του κλοτσιές Medicare και Medicaid.

2. Διαπραγμάτευση Συμβολαίου

Η διαπραγμάτευση των συμβάσεων περιλαμβάνει την ανάπτυξη μιας οικονομικής σχέσης με τους οργανισμούς διαχειριζόμενης φροντίδας

Οι οργανώσεις διαχειριζόμενης φροντίδας αντιπροσωπεύουν έως και το 50% των καθαρών εσόδων των περισσότερων ιατρικών γραφείων.

Η διαπραγμάτευση συμβάσεων διαχειριζόμενης περίθαλψης απαιτεί πλήρη γνώση της διαδικασίας σύναψης συμβάσεων. Αυτό περιλαμβάνει τα ποσοστά αποπληρωμής, τις ημερομηνίες πραγματικής και τερματισμού, τις οδηγίες υποβολής αιτήσεων, τους όρους πληρωμής και άλλες συμβατικές διατάξεις.

Κάθε στρατηγική διαπραγμάτευσης συμβολαίων ιατρικών γραφείων είναι μοναδική και θα βασίζεται σε διάφορους παράγοντες, αλλά αυτές οι βασικές ιδέες πρέπει να ληφθούν υπόψη:

• Γνωρίστε την αγορά: Ξέρετε ποιο ποσοστό της αγοράς σας έχει Medicare, Medicaid, Cigna, μπλε ασπίδα Blue Cross, Aetna, United HealthCare ή ανασφάλιστων; Μια έρευνα αγοράς παρέχει πολύτιμες πληροφορίες από όλες τις διαπραγματεύσεις.
• Να είστε ρεαλιστές: Η κατανόηση του περιβάλλοντος που διαχειρίζεται η φροντίδα, συμπεριλαμβανομένων των διαφόρων μεθόδων πληρωμής, θα σας δώσει τη βάση των πληροφοριών που απαιτούνται για να ακολουθήσετε μια ρεαλιστική προσέγγιση στη διαπραγμάτευση.
• Μίσθωση ενός συμβούλου: Πολλές οργανώσεις βασίζονται σε συμβουλευτικές υπηρεσίες για να προσφέρουν συμβουλευτικές διαπραγματεύσεις διαχειριζόμενης φροντίδας λόγω του πολύπλοκου χαρακτήρα των συμβάσεων και των νομικών πτυχών που εμπλέκονται.

Θα πρέπει να συμβουλεύεστε το νομικό σύμβουλο σε όλα τα συμβατικά θέματα όταν υπάρχουν σημαντικές και ποικίλες εκθέσεις σε σχέση με τους οργανισμούς ή όταν τα θέματα των συμβάσεων είναι πέρα ​​από το πεδίο της εμπειρίας της ηγεσίας του ιατρικού γραφείου.

3. Συμμόρφωση

Η ανάπτυξη ενός προγράμματος συμμόρφωσης προϋποθέτει την κατάρτιση γραπτού εγχειριδίου που θα περιγράφει την πολιτική συμμόρφωσης και τον κώδικα δεοντολογίας του ιατρικού γραφείου. Οι περισσότερες πολιτικές συμμόρφωσης του ιατρικού γραφείου περιλαμβάνουν τόσο ηθικές όσο και νομικές έννοιες. Το OIG (Office of General Inspector) προσφέρει αυτά τα επτά στοιχεία που παρέχουν μια σταθερή βάση για ένα πρόγραμμα συμμόρφωσης με το ιατρικό γραφείο.

1. Διενέργεια εσωτερικής παρακολούθησης και ελέγχου.
2. Εφαρμογή των προτύπων συμμόρφωσης και πρακτικής.
3. Ορισμός υπεύθυνου συμμόρφωσης ή επαφής.
4. Διεξαγωγή κατάλληλης εκπαίδευσης και εκπαίδευσης ·
5. Ανταπόκριση κατάλληλα σε εντοπισμένα αδικήματα και ανάπτυξη διορθωτικών μέτρων.

1. Ανάπτυξη ανοικτών γραμμών επικοινωνίας. και
2. Εφαρμογή πειθαρχικών προτύπων μέσω καλά δημοσιευμένων κατευθυντήριων γραμμών.

4. Δικαιώματα ασθενούς

Το Γραφείο Διαχείρισης Προσωπικού των ΗΠΑ προσδιορίζει τρεις κύριους στόχους για την ανάπτυξη και αξιοποίηση των Δικαιωμάτων Ασθενών.

• Πρώτον, η ενίσχυση της εμπιστοσύνης των καταναλωτών διασφαλίζοντας ότι το σύστημα υγείας είναι δίκαιο και ανταποκρίνεται στις ανάγκες των καταναλωτών, παρέχει στους καταναλωτές αξιόπιστους και αποτελεσματικούς μηχανισμούς για την αντιμετώπιση των ανησυχιών τους και ενθαρρύνει τους καταναλωτές να αναλάβουν ενεργό ρόλο στη βελτίωση και διασφάλιση της υγείας τους.
• Δεύτερον, να επιβεβαιώσουμε τη σημασία μιας ισχυρής σχέσης μεταξύ των ασθενών και των επαγγελματιών του τομέα της υγείας.
• Τρίτον, να επιβεβαιώσουμε τον κρίσιμο ρόλο που διαδραματίζουν οι καταναλωτές στη διαφύλαξη της υγείας τους, θεσπίζοντας τόσο δικαιώματα όσο και ευθύνες για όλους τους συμμετέχοντες στη βελτίωση της κατάστασης της υγείας.

Υπάρχουν οκτώ βασικοί τομείς που σχετίζονται με τα δικαιώματα των ασθενών στο ιατρικό γραφείο.

1. Πληροφορίες για τους ασθενείς: οι ασθενείς έχουν το δικαίωμα να έχουν ακριβείς και εύκολα κατανοητές πληροφορίες σχετικά με το σχέδιο υγείας τους, τους επαγγελματίες της υγείας και τις εγκαταστάσεις υγειονομικής περίθαλψης.
2. Επιλογή παρόχων: οι ασθενείς έχουν το δικαίωμα να επιλέξουν παρόχους υγειονομικής περίθαλψης όταν το χρειάζονται.
3. Πρόσβαση σε υπηρεσίες έκτακτης ανάγκης : οι ασθενείς έχουν δικαίωμα σε επείγουσα ιατρική περίθαλψη ανεξάρτητα από την ικανότητά τους να πληρώνουν.
4. Ενημερωμένη συγκατάθεση: οι ασθενείς θα πρέπει να συναινούν μόνο στην ιατρική περίθαλψη εάν έχουν επαρκείς πληροφορίες σχετικά με τη διάγνωσή τους και όλες τις επιλογές θεραπείας διαθέσιμες σε όρους που μπορούν να κατανοήσουν.
5. Σεβασμός και απαγόρευση των διακρίσεων: οι ασθενείς έχουν το δικαίωμα να λαμβάνουν φροντίδα από όλους τους επαγγελματίες της υγειονομικής περίθαλψης και να μην υφίστανται διακρίσεις κατά την παροχή υπηρεσιών.
6. Εμπιστευτικότητα: οι ασθενείς έχουν το δικαίωμα στην ιδιωτική επικοινωνία και έχουν την εμπιστευτικότητα των προστατευόμενων ατομικά αναγνωρίσιμων πληροφοριών τους.
7. Καταγγελίες και προσφυγές: οι ασθενείς έχουν δικαίωμα σε δίκαιη και αποτελεσματική επίλυση κάθε καταγγελίας που υποβάλλεται στο ιατρικό γραφείο.
8. Ευθύνες ασθενούς: οι ασθενείς έχουν διάφορες ευθύνες στο ιατρείο, συμπεριλαμβανομένης της ενεργού συμμετοχής στο θεραπευτικό τους σχέδιο, της έγκαιρης επίλυσης των οικονομικών υποχρεώσεών τους και της σεβαστής αλληλεπίδρασης με όλο το προσωπικό.

5. Πρόσβαση ασθενούς

Η επιτυχία του ιατρικού γραφείου σας εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από το πόσο καλά εκτελούνται οι υπηρεσίες πρόσβασης ασθενών (ή το προσωπικό του front end). Ο κύκλος ενός λογαριασμού ασθενούς προέρχεται από την αρχική καταχώρηση των δημογραφικών πληροφοριών του ασθενούς. Η οικοδόμηση μιας δυναμίτης ομάδας πρόσβασης ασθενών είναι ένα σημαντικό βήμα προς τη βελτίωση των χρεώσεων και των προσπαθειών συλλογής και την αύξηση της απόδοσης του κύκλου των εσόδων.

Οι τυπικοί λόγοι για τους οποίους οι περισσότερες ομάδες υπηρεσιών πρόσβασης ασθενών έχουν χαμηλό ποσοστό απόδοσης είναι η έλλειψη κατάλληλων πόρων, η ανεπαρκής κατάρτιση και το ανεπαρκές επίπεδο προσωπικού. Ευτυχώς, αυτά μπορούν να επιλυθούν γρήγορα και χωρίς τεράστιες δαπάνες.

6. Φόρτιση χρέωσης

Η σημασία της δέσμευσης των χρεώσεων πρέπει να εκφράζεται σε όλα τα τμήματα. Το κλινικό προσωπικό πρέπει να γνωρίζει την ευθύνη του έναντι των εισπρακτέων λογαριασμών με την ακριβή τεκμηρίωση και την καταγραφή των χρεώσεων.

Η καταγραφή χρέωσης περιλαμβάνει την κατάλληλη σύνδεση των ιατρικών κωδικών με τις υπηρεσίες και τις διαδικασίες που παρέχονται κατά την επίσκεψη ασθενούς. Κάθε κλινική περιοχή διαδραματίζει σημαντικό ρόλο στην επικαιρότητα της κωδικοποίησης και στην ακρίβεια της τιμολόγησης. Υπάρχει ένας μεγάλος αριθμός τομέων που συμβάλλουν στην είσπραξη χρεώσεων, συμπεριλαμβανομένων, μεταξύ άλλων:

• Περιπατητική Φροντίδα
• Διαχείριση υπόθεσης
• Εντατική φροντίδα
• Εργαστήριο
• Μητρότητα
• Ιατροχειρουργική Μονάδα
• Ψυχική υγεία
• Πυρηνική ιατρική
• Διαχείριση του πόνου
• Παιδιατρικός
• Φαρμακευτικός
• Φυσική Θεραπεία
• Ραδιολογία
• Περιποίηση πληγής

7. Διαχείριση πληροφοριών υγείας

Η Διαχείριση Πληροφοριών Υγείας είναι η διαδικασία διατήρησης, αποθήκευσης και ανάκτησης πληροφοριών για την υγεία των ασθενών σύμφωνα με τις ισχύουσες απαιτήσεις των Ομοσπονδιακών, Κρατικών και Πιστοποιητικών Οργανισμών. Υπάρχουν δέκα ευθύνες στο πλαίσιο της διαχείρισης των πληροφοριών για την υγεία.

1. Ιατρική κωδικοποίηση
2. Ιατρική Μεταγραφή
3. Ιατρική αναγκαιότητα
4. Υποστήριξη ιατρικού προσωπικού
5. Συναρμολόγηση των ιατρικών αρχείων
6. Συντήρηση ιατρικών αρχείων
7. Υποβολή και ανάκτηση
8. Απορρήτου και Ασφάλεια
9. Απελευθέρωση πληροφοριών
10. Διατήρηση της εμπιστευτικότητας

8. Χρηματοοικονομικές Υπηρεσίες Ασθενών

Οι Ασφαλιστικές Υπηρεσίες των Ασθενών είναι τελικά υπεύθυνοι για την ακριβή και έγκαιρη τιμολόγηση και είσπραξη απαιτήσεων στο ιατρικό γραφείο.

Η ιατρική διαδικασία χρέωσης απαιτεί πλήρη γνώση των ασφαλισμένων και των νόμων και κανονισμών του κλάδου της υγείας. Τα γραφεία ιατρικών γραφείων είναι υπεύθυνα για την έγκαιρη υποβολή τεχνικών ή επαγγελματικών ιατρικών ισχυρισμών σε ασφαλιστικές εταιρείες, συμπεριλαμβανομένων των γραφείων ιατρείων, των νοσοκομείων, των νοσοκομείων ή άλλης μονάδας υγειονομικής περίθαλψης.

Αποτελεσματικά αποτελέσματα παρακολούθησης συλλογών για την ταχεία επίλυση των αιτημάτων του ιατρικού γραφείου σας. Οι επακόλουθες αξιώσεις θα πρέπει να ξεκινούν μόλις 7 έως 10 ημέρες μετά την υποβολή της αίτησής σας για πληρωμή. Οι άμεσες προσπάθειες για την πληρωμή των απαιτήσεων δεν θα περιορίσουν μόνο τις ημέρες εισπρακτέων λογαριασμών σας αλλά θα αυξήσουν και την ταμειακή ροή.

Η επαρκής στελέχωση με την κατάλληλη κατάρτιση συλλογής θα προσφέρει το επιθυμητό αποτέλεσμα στη φάση συλλογής του κύκλου των εσόδων. Το προσωπικό του ιατρικού γραφείου θα πρέπει να γνωρίζει τα απαραίτητα απαραίτητα μέτρα για την αποτελεσματική παρακολούθηση των ασφαλιστικών απαιτήσεων.

Η συνεργασία και η συνεργασία και των οκτώ τομέων αποτελούν αναπόσπαστο μέρος της επιτυχίας της διαχείρισης εισπρακτέων λογαριασμών. Αν και υπάρχουν απροσδόκητα εμπόδια που μπορούν να επηρεάσουν την περίοδο συλλογής AR, ο ρόλος της ηγεσίας είναι να εντοπίσει και να προσαρμόσει αυτά τα εμπόδια στην επιτυχία του οργανισμού.