Το προσωπικό της ρεσεψιόν είναι συνήθως η πρώτη επαφή που έχει ο ασθενής με το γραφείο σας. Δεν απαντούν μόνο στο τηλέφωνο ή στους ασθενείς. Είναι επίσης υπεύθυνοι για τον προγραμματισμό ραντεβού και την απόκτηση δημογραφικών πληροφοριών ασθενών. Πρέπει να είναι σε θέση να συμβαδίζουν με το γρήγορο ρυθμό ενός ιατρικού γραφείου καθώς και να δίνουν μεγάλη προσοχή στη λεπτομέρεια. Εδώ είναι 8 ευθύνες του προσωπικού της ρεσεψιόν.
1 -
Χαιρετίζει και χαιρετά ...Το προσωπικό της ρεσεψιόν καλωσορίζει και καλωσορίζει όλους τους ασθενείς και τους επισκέπτες, είτε αυτοπροσώπως είτε μέσω των τηλεφώνων. Όπως όλοι γνωρίζουν, οι πρώτες εντυπώσεις είναι διαρκείς. Οι πρώτες εντυπώσεις που λαμβάνουν οι πελάτες σας σχετικά με την ιατρική σας πρακτική είναι συχνά από το προσωπικό του γραφείου σας, καθιστώντας τις κρίσιμες για την επιτυχία του οργανισμού σας. Η παροχή υψηλής ποιότητας φροντίδας και η άριστη εξυπηρέτηση των πελατών θα αποτρέψουν την απώλεια εσόδων για το ιατρικό γραφείο λόγω του υψηλού επιπέδου ικανοποίησης των ασθενών.
2 -
Απαντήσεις στο τηλέφωνο ...διατηρώντας παράλληλα έναν ευγενικό, σταθερό τηλεφωνικό τρόπο χρησιμοποιώντας την κατάλληλη τηλεφωνική εθιμοτυπία. Έχοντας καλούς τρόπους τηλεφώνου είναι ένα απλό έργο. Για να έχετε καλούς τρόπους τηλεφώνου σημαίνει απλώς να είστε επαγγελματίας και να θεραπεύετε άλλους με τον τρόπο που θέλετε να αντιμετωπίζετε εάν είστε ο καλών. Είναι σημαντικό για το προσωπικό του ιατρικού γραφείου σας να προσφέρει σταθερά έναν ευγενικό, σταθερό τηλεφωνικό τρόπο. Όταν ένας ασθενής καλεί, ο τρόπος με τον οποίο το προσωπικό της ρεσεψιόν χειρίζεται την τηλεφωνική κλήση καθορίζει τον τρόπο με τον οποίο γίνεται αντιληπτή η διευκόλυνσή σας.
3 -
Διατηρεί την περιοχή υποδοχής ...καθαρό και οργανωμένο. Κρατώντας το ιατρικό γραφείο σας καθαρό δεν είναι μόνο για τον τρόπο που φαίνεται. Ένα καθαρό ιατρικό γραφείο είναι απαραίτητο για τη διατήρηση των εργαζομένων και των ασθενών ασφαλείς και υγιείς. Κρατώντας το ιατρικό γραφείο απαλλαγμένο από μικρόβια είναι κάτι περισσότερο από αυτό που είναι στην επιφάνεια. πρόκειται για ένα υγιές, αποστειρωμένο περιβάλλον για την πρόληψη λοιμωδών νοσημάτων.
4 -
Καταχωρεί νέους ασθενείς ...και ενημερώνει τα υπάρχοντα δημογραφικά στοιχεία των ασθενών, συλλέγοντας λεπτομερείς πληροφορίες ασθενούς για τον ασθενή, συμπεριλαμβανομένων προσωπικών και οικονομικών πληροφοριών. Ο κύκλος ενός λογαριασμού ασθενούς προέρχεται από την αρχική καταχώριση των δημογραφικών πληροφοριών ασθενούς, οι οποίες περιλαμβάνουν τα δημογραφικά στοιχεία ασθενών και τις ασφαλιστικές πληροφορίες. Οι μη έγκυρες πληροφορίες μπορούν να καθυστερήσουν την πληρωμή.
5 -
Διευκολύνει τη ροή ασθενών ...με την κοινοποίηση στον πάροχο της άφιξης των ασθενών, έχοντας επίγνωση των καθυστερήσεων και της επικοινωνίας με τους ασθενείς και το κλινικό προσωπικό. Εάν οι ασθενείς του ιατρικού γραφείου σας δεν είναι ικανοποιημένοι με ολόκληρη τη διαδικασία, ενδέχεται να μην επιστρέψουν. Η παροχή υψηλής ποιότητας φροντίδας και η άριστη εξυπηρέτηση των πελατών θα αποτρέψουν την απώλεια εσόδων για το ιατρικό γραφείο λόγω του υψηλού επιπέδου ικανοποίησης των ασθενών. Οι ασθενείς πιθανότατα θα συνεχίσουν να επανέρχονται εφ 'όσον είναι ικανοποιημένοι με ολόκληρη τη διαδικασία.
6 -
Απαντά σε ...τους ασθενείς, τους υποψήφιους ασθενείς και τα ερωτήματα των επισκεπτών με ευγενικό τρόπο. Μια τεχνική που ονομάζεται "ενεργή ακρόαση" είναι ένα χρήσιμο εργαλείο για να διασφαλιστεί ότι η κατανόηση είναι πλήρης. Σε αυτή την τεχνική, ο ακροατής θα επαναδιατυπώσει τις πληροφορίες που άκουσε με τα δικά τους λόγια. Εάν αυτές οι πληροφορίες είναι σωστές, η ανταλλαγή είναι πλήρης, αν όχι ο αποστολέας των πληροφοριών μπορεί να διορθώσει τυχόν παρεξηγήσεις αυτή τη στιγμή. Αυτή η ανταλλαγή διαρκεί μόνο λίγο περισσότερο χρόνο και είναι ένα αποτελεσματικό εργαλείο για τη δημιουργία λογοδοσίας, διότι όλοι οι συμμετέχοντες στην ανταλλαγή γνωρίζουν ότι οι προσδοκίες ήταν σαφείς και κατανοητές.
7 -
Διατηρεί Ιατρικά Είδη Γραφείου ...επαρκώς εφοδιασμένο με την πρόβλεψη των αναγκών απογραφής, την παραγγελία και την παρακολούθηση του εξοπλισμού γραφείου.
8 -
Προστατεύει το απόρρητο του ασθενή ...διασφαλίζοντας ότι προστατεύονται οι προστατευμένες πληροφορίες για την υγεία, εξασφαλίζοντας ότι δεν θα αφήσετε το PHI σε απλή τοποθεσία και θα αποσυνδέσετε τον υπολογιστή πριν τον αφήσετε χωρίς επιτήρηση. Η διατήρηση της εμπιστευτικότητας των ασθενών όχι μόνο κάνει τους ασθενείς να αισθάνονται ασφαλείς για να θεραπευτούν στην ιατρική σας εγκατάσταση, είναι επίσης ο νόμος. Κάθε οργανισμός που έχει πρόσβαση σε πληροφορίες για την υγεία των ασθενών θεωρείται ως καλυπτόμενη οντότητα και απαιτείται από το νόμο να συμμορφώνεται με τις διατάξεις της HIPAA ή να αντιμετωπίζει αστικές ή / και ποινικές κυρώσεις. Είναι επιτακτικό ότι τα ιατρικά αρχεία παραμένουν εμπιστευτικά και δεν μπορούν να προσπελαστούν από άτομα που δεν έχουν την κατάλληλη άδεια. Οι γνωστοποιήσεις σχετικά με τις προστατευμένες πληροφορίες υγείας του ασθενούς (PHI) χωρίς την εξουσιοδότησή τους θεωρούνται παραβίαση του κανόνα προστασίας προσωπικών δεδομένων.