Υπάρχουν διάφορα καθήκοντα που εμπίπτουν στην κατηγορία των διαδικασιών γραφείου στο ιατρικό γραφείο. Η σωστή εκτέλεση αυτών των καθηκόντων είναι απαραίτητη για την αποτελεσματικότητα και την αποτελεσματικότητα ολόκληρου του ιατρικού γραφείου. Έχοντας στη διάθεσή σας ένα λεπτομερές και καλά αναπτυγμένο εγχειρίδιο πολιτικής και διαδικασίας που είναι εύκολα προσβάσιμο από το προσωπικό του ιατρικού γραφείου, μπορεί να ενισχυθεί σε μεγάλο βαθμό ολόκληρη η ομάδα .
1 -
Διαδικασίες προγραμματισμού ασθενώνΟ προγραμματισμός ραντεβού ασθενούς δεν πρέπει να είναι μάχη, αλλά μερικές φορές είναι λίγο ταραχώδης. Η δημιουργία μιας ισορροπίας μεταξύ της εμφάνισης επαρκών ασθενών που ανταποκρίνεται στις οικονομικές ανάγκες της πρακτικής αλλά εξακολουθεί να προσφέρει ένα υψηλό επίπεδο ποιοτικής φροντίδας των ασθενών μπορεί να είναι προκλητική. Χρησιμοποιήστε αυτές τις συμβουλές για να βοηθήσετε το ιατρικό σας γραφείο να διαχειριστεί τις συγκρούσεις προγραμματισμού.
2 -
Διαδικασίες εγγραφής ασθενούςΠολλοί πάροχοι έχουν διστάσει να αναλάβουν το καθήκον της μετατροπής από το σύστημα ιατρικών αρχείων βάσει χαρτιού στο ηλεκτρονικό αρχείο υγείας. Η πραγματοποίηση της αλλαγής μπορεί να είναι χρονοβόρα και δαπανηρή. Επίσης, οι γιατροί και το προσωπικό μπορεί να έχουν δυσκολία στη μετάβαση σε έναν νέο τρόπο συλλογής και χειρισμού πληροφοριών για τους ασθενείς. Ωστόσο, τα οφέλη υπεραντισταθμίζουν τις προκλήσεις.
3 -
Διαδικασίες HIPAAΚάθε ιατρείο έχει την ευθύνη έναντι των ασθενών τους με ομοσπονδιακό νόμο να διατηρούν τις προσωπικές τους πληροφορίες για την υγεία ιδιωτικές και ασφαλείς. Οι εγκαταστάσεις φαίνεται να βρίσκονται στο έλεος των υπαλλήλων τους όταν πρόκειται να διασφαλίσουν ότι είναι συμβατές με το HIPAA, ωστόσο το αντίθετο ισχύει. Όταν παραβιάζεται η ασφάλεια του PHI ενός ασθενούς, αποτελεί ένδειξη ότι υπάρχει κάποια οπή κάπου στην πολιτική συμμόρφωσης της HIPAA.
4 -
Διαδικασίες ροής ασθενούςΑπό τη στιγμή που ένας ασθενής προγραμματίζει ένα ραντεβού, φτάνει στο ιατρείο, ελέγχει για την επίσκεψή του, κάθεται στην περιοχή αναμονής, περιμένει στην αίθουσα εξετάσεων, αντιμετωπίζεται από γιατρό, ελέγχει και πληρώνει, και τελικά αφήνει μόνο το ο ασθενής γνωρίζει αν ολόκληρη η διαδικασία έρχεται ομαλά ή όχι. Αξιολογήστε τη ροή ασθενών σας για να επιτύχετε την ικανοποίηση των ασθενών
5 -
Προφυλάξεις ασφάλειας εργαζομένωνΌπως και κάθε άλλος οργανισμός, υπάρχουν κίνδυνοι για την ασφάλεια και την υγεία που υπάρχουν στο ιατρείο. Το OSHA έχει πέντε κατευθυντήριες γραμμές και πρότυπα που θα συμβάλουν στην ελαχιστοποίηση των περιστατικών και την προστασία των υπαλλήλων του ιατρικού γραφείου.
6 -
Προφυλάξεις ασφάλειας ασθενούςΔεν θα σκεφτόσαστε το γραφείο ενός γιατρού ως χώρου που θα απαιτούσε μεγάλη σκέψη σχετικά με την ασφάλεια των ασθενών, ωστόσο η ασφάλεια των ασθενών αποτελεί βασικό στοιχείο για τη δημιουργία μιας θετικής εμπειρίας όχι μόνο για τον ασθενή αλλά για την οικογένειά του, τους φροντιστές, το προσωπικό , και οι γιατροί.
Λαμβάνοντας υπόψη όλες τις πτυχές της αλληλεπίδρασης ασθενούς με το ιατρικό γραφείο, πολλά θα μπορούσαν να πάνε στραβά, αλλά ένας προληπτικός διευθυντής γραφείου και ομάδα θα προβλέψει αυτά τα πιθανά προβλήματα και θα αφαιρέσει ή θα ελαχιστοποιήσει πιθανές επιπλοκές.
7 -
Εγχειρίδια αναφοράςΚάθε ιατρείο θα πρέπει να διαθέτει αρκετά εγχειρίδια που θα πρέπει να μπορούν να αναφέρουν οι εργαζόμενοι ανάλογα με το θέμα. Όταν οι εργαζόμενοι έχουν πρόσβαση στα κατάλληλα εργαλεία που απαιτούνται για την εκτέλεση των καθηκόντων τους, είναι πιο αποτελεσματικά και αξιόπιστα.
8 -
Φιλοξενία αποτελεσματικών συναντήσεωνΟι συναντήσεις του ιατρικού γραφείου μπορούν να είναι αρκετά αποτελεσματικές εάν χρησιμοποιηθούν με αποτελεσματικό και παραγωγικό τρόπο. Οι συνεδριάσεις είναι μια μεγάλη μορφή επικοινωνίας για όλη την πρακτική και πρέπει να διεξάγονται σε τακτική βάση. Όταν οι συναντήσεις προγραμματίζονται εβδομαδιαία, διμηνιαία ή και μηνιαία, οι διευθυντές και το προσωπικό μπορούν να αντιμετωπίσουν τα ζητήματα εντός του γραφείου εγκαίρως.
Πολλές φορές, οι συναντήσεις μπορεί να αποδειχθούν αναποτελεσματικές όταν δεν υπάρχει επαρκής προγραμματισμός για την κάλυψη χρονικών περιορισμών ή οι πληροφορίες που παρουσιάζονται δεν είναι σωστά οργανωμένες. Εδώ είναι διάφοροι τρόποι που μπορείτε να φιλοξενήσετε πιο αποτελεσματικές συνεδριάσεις ιατρικών γραφείων.